Che sia per il suo passato da medico o per la sua attenzione a come ci sentiamo mentre lavoriamo, una delle cose più importanti che ho appreso da Ali Abdaal è questa:
Fare periodicamente un’analisi del proprio sistema di produttività personale.
Vuol dire dedicare dei momenti specifici nel corso dell’anno per riflettere su cinque aree fondamentali nella costruzione del proprio sistema di produttività:
- Allineamento
- Organizzazione
- Focus
- Riflessione
- Recupero
Con l’allineamento ci assicuriamo che i nostri obiettivi e le nostre azioni siano in armonia con i nostri valori e le nostre aspirazioni a lungo termine. Allineando, orientando e coordinando le attività con ciò che conta davvero per noi, aumentiamo la chiarezza su cosa vogliamo fare sia nel breve sia nel lungo periodo. Questo rende più semplice perseguire obiettivi significativi, che vogliamo davvero.
Organizzare i compiti e le priorità definiti dall’allineamento diventa un’esigenza fondamentale per passare alla pratica. Pratica che si concretizza con dei blocchi di tempo in pieno focus sulle attività identificate dall’allineamento e dall’organizzazione.
Senza dimenticare i momenti di riflessione, essenziali per valutare regolarmente come ci sentiamo e cosa abbiamo fatto, con il fine di tutelare il nostro benessere grazie anche alle fasi di recupero che ci aiutano a fare del nostro meglio durante la ripresa del lavoro.
La checklist della produttività personale
Per mantenere un equilibrio tra produttività, benessere e crescita personale, possiamo curare i cinque principi fondamentali, che sono, appunto, allineamento, organizzazione, focus, riflessione e recupero.
Interrogarsi periodicamente su ogni punto vuol dire sviluppare competenze chiave che ci permettono di gestire al meglio il nostro tempo, la nostra energie e le nostre priorità, garantendo un progresso costante verso i nostri obiettivi, senza sacrificare il benessere mentale ed emotivo.
Seguendo un esempio di punti che trovi qui sotto, possiamo rafforzare abilità essenziali come la capacità di mantenere la concentrazione, di organizzare il nostro lavoro e di riflettere sui progressi o sugli errori per migliorare le parti che ci interessano.
Ogni sezione di questa checklist si ricollega a uno di questi pilastri, fornendo domande pratiche per vivere una vita equilibrata e significativa, tenendo sempre in considerazione la necessità di fermarsi e ricaricarsi.
Una riflessione di questo tipo aiuta a individuare la proprio tua posizione attuale in termini di competenze, sistemi e abitudini, in modo da poter decidere su quale area intervenire maggiormente e lavorare in seguito.
1. Allineamento (coordinamento e orientamento)
Prima di mettersi al lavoro, significa prendersi del tempo per pianificare cosa fare e assicurarsi che si allinei e contribuisca alle vere priorità e agli obiettivi.
- Pianificazione delle ore: cerco di proteggere le ore più importanti per me che uso per svolgere le attività più significative.
- Pianificazione giornaliera: ogni sera pianifico la giornata successiva, organizzando compiti e attività in modo che siano in linea con i miei progetti e obiettivi.
- Pianificazione settimanale: prima che inizi una nuova settimana, dedico un po’ di tempo per capire cosa farò, assicurandomi che le mie attività siano allineate alle mie priorità e ai miei obiettivi. Stabilisco obiettivi chiari in linea con i miei obiettivi personali e professionali.
- Pianificazione trimestrale: ogni trimestre definisco un piano e monitoro i miei progressi per ciascuno dei miei obiettivi, apportando le modifiche necessarie.
- Visione annuale strutturata: ogni anno rivedo la mia visione a lungo termine, fissando obiettivi annuali coerenti e suddividendoli in traguardi trimestrali per guidare le mie decisioni e mantenere la concentrazione su ciò che conta davvero.
- Visione a lungo termine: mantengo una traccia della mia visione della vita e dei miei obiettivi per i prossimi 10 anni. Anche se il futuro è incerto, questo mi aiuta a mantenere chiarezza e significato nelle mie azioni quotidiane.
2. Organizzazione
- Spazio di lavoro ordinato: mi assicuro che il mio spazio di lavoro sia organizzato e privo di distrazioni. Ho un sistema chiaro per gestire le mie attività e utilizzo strumenti adeguati per migliorare la concentrazione.
- Gestione del tempo: le mie giornate sono ben organizzate, con un equilibrio tra lavoro e momenti di pausa. Inserisco degli spazi vuoti per gestire gli imprevisti e riservo il tempo necessario per concentrarmi sui compiti più importanti.
- Gestione a blocchi: blocco le attività chiave nel mio calendario, bilanciando impegni professionali e personali.
- Organizzazione stagionale: considero stagioni e periodi specifici (vacanze, festività, fine anno fiscale) per pianificare al meglio il carico di lavoro durante l’anno.
3. Focus
- Sessioni di lavoro concentrate: durante le mie sessioni di lavoro, elimino le distrazioni e mi concentro su un solo compito per almeno 45 minuti prima di fare una pausa.
- Progresso costante: ogni giorno dedico diverse ore a compiti importanti, dandogli la priorità e assicurandomi di fare progressi concreti sulle cose che contano di più.
- Monitoraggio dei risultati: tengo traccia sia del tempo dedicato alla concentrazione, sia dei progressi compiuti. Utilizzo queste informazioni per migliorare la mia capacità di focalizzarmi.
- Pianificazione del lavoro profondo: organizzo le mie giornate e settimane in modo da avere tempo sufficiente per concentrarmi su un lavoro in modo profondo, tempo necessario per raggiungere i miei obiettivi principali.
4. Riflessione
- Riflessione dopo il lavoro: alla fine di ogni blocco di lavoro, mi prendo un momento per riflettere sui progressi fatti e identificare apprendimenti e possibili miglioramenti.
- Riflessione quotidiana: ogni sera rifletto su cosa è successo durante la giornata e sugli insegnamenti ricevuti, sia nella vita professionale sia personale.
- Riflessione settimanale: ogni settimana seguo un processo di revisione e cura strutturato, rivedendo ciò che ho realizzato e identificando aree di miglioramento.
- Riflessione trimestrale: trimestralmente, seguo un rituale di riflessione per rivedere i miei obiettivi, riconoscere cosa ha funzionato e cosa no, monitorare progressi e pianificare i prossimi 90 giorni.
- Revisione annuale: dedico diverse ore ogni anno a riflettere su tutto ciò che ho realizzato, rivedere la mia visione della vita, celebrare traguardi importanti e definire obiettivi per l’anno successivo.
- Riflessione a lungo termine: ogni anno rifletto sul futuro della mia vita personale e professionale, utilizzando queste intuizioni per orientare le mie decisioni.
5. Recupero
- Pause regolari: dopo 45-90 minuti di lavoro, faccio brevi pause per muovermi e ricaricarmi.
- Ricarica quotidiana: ogni giorno dedico tempo a qualcosa che mi aiuta a rigenerare energia. Mi assicuro di separare chiaramente il lavoro dal tempo personale e seguo una routine per disattivare la modalità di lavoro alla fine della giornata.
- Attività settimanali di recupero: ogni settimana pianifico momenti di svago, hobby, attività sociali o altre azioni che mi fanno bene per mantenere un equilibrio nella mia vita.
- Pianificazione dei periodi di stacco: programmo pause più lunghe almeno ogni tre mesi, trovando queste opportunità di recupero particolarmente efficaci.
- Ricarica annuale: ogni anno mi concedo una pausa prolungata dal lavoro per permettermi di rigenerare completamente le mie energie.
L’analisi del proprio sistema di produttività per ogni area
Durante l’analisi, si esamina un’area alla volta, considerandola sia nel brevissimo sia nel lunghissimo periodo.
Se, ad esempio, prendiamo la prima area dedicata all’allineamento, possiamo riflettere su:
«Mi prendo del tempo per pianificare cosa farò e assicurarmi che contribuisca alle mie vere priorità e ai miei obiettivi?»
- Qual è la mia visione della vita?
- Qual è la mia visione annuale?
- Quali traguardi mi interessa raggiungere per il prossimo trimestre?… Per la settimana?… Per la giornata?… Per la prossima ora?
Per ogni punto, assegniamo un punteggio da 0 a 10, dove 0 indica che non dedichiamo mai tempo a riflettere su quell’aspetto, mentre 10 significa che lo definiamo sempre con attenzione.
Ripetendo questa analisi periodicamente per ogni area, possiamo monitorare le nostre parti più critiche e identificare eventuali cambiamenti nel tempo.
