Asana fa parte della categoria dei project management tool ed è uno strumento completo che aiuta a organizzare, tracciare e gestire ogni fase del lavoro.
Permette di pianificare le attività, assegnare i compiti, monitorare le scadenze e gestire la comunicazione del team, il tutto all’interno di un unico ambiente.
Le caratteristiche principali di Asana
La parte dei progetti è una delle prime funzioni disponibili in Asana ed è possibile iniziare dalla creazione di un progetto da zero o da uno dei modelli disponibili.
I nomi dei progetti devono descrivere in modo chiaro l’obiettivo o il contenuto di quello che ci sarà all’interno.
- Non adatto: “Lancio”
- Adatto: “Lancio campagna social autunno 2025”
Un nome efficace fornisce informazioni su quale sia l’oggetto del lavoro e, se applicabile, include la data o il periodo di riferimento.
In presenza di tanti progetti e di aree specifiche del team, è preferibile adottare un formato uniforme per tutti i nomi, per facilitare la comprensione, la ricerca e l’organizzazione.
- [Area] Nome del progetto – Periodo/Anno
- Esempio: [Marketing] Webinar per clienti – Q4 2024
Se il team utilizza più progetti dello stesso tipo, basta aggiungere un suffisso per distinguerli (es. “Parte 1”, “Fase 2”, “Codice XXX”).
Se il progetto è legato a un obiettivo specifico, è meglio includerlo nel titolo per facilitare la comprensione.
- Esempio: “Ristrutturazione sito web per migliorare UX – 2024”.
Le abbreviazioni possono creare confusione, soprattutto per i nuovi membri del team. In questi casi, assicurati che eventuali abbreviazioni siano universalmente comprese da tutte le persone coinvolte e che siano riportate nelle procedure aziendali.
A differenze dei nomi dei progetti, per le attività funzionano bene i verbi che indichino l’azione da svolgere. Questo rende le attività più comprensibili e orientate alla realizzazione del compito o dell’obiettivo previsto.
- Non adatto: “Report di vendita”
- Adatto: “Compilare il report di vendita di ottobre”
L’attività deve essere un’unità di lavoro completa e specifica, non troppo generica.
Con l’aumento del numero di attività, aggiungi dettagli chiave che possono aiutare a capire meglio il contesto.
- Esempio: “Contattare il cliente per confermare i dettagli della spedizione”
- Esempio: “Rivedere la presentazione finale per il meeting con il cliente Bianchi”
Se un’attività riguarda solo una fase di un progetto più grande, è utile aggiungere il contesto per evitare ambiguità.
- Esempio: “Preparare i materiali per la Fase 1 del progetto di onboarding clienti”
Per progetti che includono più attività simili, basta includere nomi specifici per differenziarle.
- Esempio: “Aggiornare le FAQ per la sezione prodotti – Modulo A”
- Esempio: “Aggiornare le FAQ per la sezione prodotti – Modulo B”
Esempio di denominazione per progetti e attività
Progetto: [Sviluppo prodotto] Aggiornamento funzionalità app mobile – Q3 2024
Attività:
- “Raccogliere feedback degli utenti – questionario di agosto”
- “Implementare nuova funzionalità di login”
- “Testare l’aggiornamento in ambiente beta”
Ulteriori suggerimenti sulla denominazione dei progetti e delle attività in Asana
- Coerenza: assicurati che tutti i membri del team seguano le stesse linee guida per la denominazione, in modo che l’interfaccia di Asana rimanga ordinata e comprensibile.
- Evitare l’eccessiva lunghezza: i titoli troppo lunghi possono essere difficili da leggere. Mantieni i nomi dei progetti e delle attività brevi ma significativi.
- Utilizzare emoji (se appropriato): le emoji possono essere utili per indicare il tipo di attività a colpo d’occhio. Ad esempio: “???? Pubblicare annuncio sul sito web” o “???? Confermare consegna materiali”.
La struttura dei progetti di Asana
Oltre al titolo che identifica il progetto, è possibile scegliere il layout principale tra Board (in stile Kanban), List, Timeline (una sorta di Gantt), o Calendar, a seconda del tipo di visualizzazione che si preferisce impostare per le attività che faranno parte del progetto. I layout disponibili cambiano a seconda del piano gratuito o a pagamento di Asana.
I progetti possono essere organizzati in sezioni per suddividere le attività in gruppi logici, come “Da fare”, “In corso”, “In attesa”, “Completato”. Questo aiuta a mantenere il lavoro ben organizzato e a migliorare la visualizzazione delle informazioni.
Dopo aver creato un progetto, si possono aggiungere attività e sottoattività all’interno. Le attività rappresentano singole unità di lavoro da svolgere e può essere assegnata a un membro del team, avere una scadenza e includere descrizioni, file allegati e tag per classificare e prioritizzare il lavoro.
La creazione dei team in Asana
Asana consente di creare e gestire i team per organizzare il lavoro tra diverse aree del gruppo di lavoro.
La creazione di un team avviene tramite la sezione “Teams” nell’interfaccia di Asana e si inizia con l’assegnazione di un nome (es. “Marketing”, “Sviluppo”, “Supporto clienti”) per poi includere le persone coinvolte.
Un team rappresenta un gruppo di persone all’interno di un’organizzazione che collaborano regolarmente su progetti specifici.
È possibile aggiungere membri a un team tramite invito via email. Una volta che un membro è aggiunto, potrà visualizzare e collaborare su tutti i progetti di quel team.
Asana consente di collaborare facilmente tra team diversi. Ad esempio, un progetto di lancio di un prodotto potrebbe includere persone sia dal team di marketing che dal team di sviluppo, con attività assegnate a ciascun membro in base al proprio ruolo.
Utilizzo combinato di progetti e team
Grazie alla struttura flessibile di Asana, ogni team può avere più progetti attivi contemporaneamente e i membri del team possono collaborare su uno o più progetti. Ogni progetto è suddiviso in attività, che possono essere visualizzate in diversi modi e segnate come completate una volta terminato il lavoro.
Questa gestione è particolarmente utile per coordinare il lavoro in modo trasversale: i membri dei vari team vedono solo le informazioni rilevanti per i loro compiti, ma allo stesso tempo hanno la possibilità di avere una panoramica completa di come ogni parte del progetto contribuisce al risultato finale.
Altre caratteristiche di Asana
Collaborazione e comunicazione
I membri del team possono comunicare tramite i commenti direttamente nelle attività. Questo riduce la necessità di ricorrere alle email e riunisce le comunicazioni relative a ogni compito. È possibile anche menzionare altri membri del team (@nome) per attirare l’attenzione su specifiche questioni.
Scadenze e notifiche
Ogni attività può avere una data di scadenza per garantire che tutto sia completato nei tempi previsti. Asana invia notifiche e promemoria, sia tramite email sia all’interno dello strumento, per evitare di perdersi dei pezzi. Ogni persona può personalizzare la modalità di ricezione delle notifiche andando nella sezione delle impostazioni (settings).
Integrazioni
Asana può collaborare con molti altri strumenti usati nei contesti di lavoro, come Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom e strumenti di archiviazione come Dropbox e OneDrive.
Reporting, Portfolios e Goals
Alcune sezioni di Asana, molte delle quali disponibili nella versione a pagamento, permettono di monitorare lo stato dei progetti e generare report, mantenendo una visione d’insieme su tutti i lavori. Si tratta di riepiloghi utili per analizzare i progressi e identificare eventuali colli di bottiglia, con la possibilità di personalizzare le dashboard per monitorare metriche importanti come budget, tempi e carichi di lavoro.
Asana è una soluzione versatile per la gestione dei progetti, con un’interfaccia molto semplice che evita lo spreco di tempo per organizzare la struttura dei progetti.
È un tool adatto ai team che vogliono riunire e organizzare il lavoro in un unico posto, mantenendo la visibilità su scadenze e progressi.
