Come organizzare Gmail? Guida completa

Organizzare Gmail in modo efficace è il primo passo per ridurre il caos e favorire una gestione serena della comunicazione.

Conosci quella sensazione che ti assale quando apri la posta elettronica al mattino o – peggio – senza nemmeno alzarti dal letto? Un misto di curiosità e ansia, mentre vedi decine (a volte centinaia) di email non lette che ti fissano, ognuna in lotta per la tua attenzione.

Newsletter, notifiche, comunicazioni di lavoro, messaggi personali, posta indesiderata… formano un flusso costante che pesa sempre di più e che finisce per condizionare l’umore.

Si pensa spesso che l’unica soluzione sia una disciplina ferrea per raggiungere il pieno concetto di inbox zero, ovvero una casella di posta perennemente svuotata, anche a costo di passare ore e ore a sistemare le email in ingresso.

Ma al di là del mero numero, è molto più importante focalizzarsi sulla creazione di un sistema che lavora per te: il tuo sistema per organizzare e gestire la posta elettronica.

La buona notizia è che Gmail ha già tutti gli strumenti che ti servono, spesso nascosti sotto il cofano della macchina chiamata client di posta elettronica.

Utilizza le etichette per categorizzare le email in Gmail

Dimentica le vecchie cartelle rigide dove un’email poteva stare solo in un posto, ma pensa alle etichette come a degli evidenziatori colorati o a dei foglietti adesivi che puoi applicare a ogni messaggio.

La stessa email, quindi, può avere più etichette contemporaneamente a favore della flessibilità.

Come puoi usarle? Inizia a piccoli passi e crea alcune categorie macro che rispecchiano la tua vita e il tuo lavoro.

Puoi creare etichette annidate in Gmail, costruendo una struttura gerarchica simile a quella delle cartelle del tuo computer.

Per il primo livello delle tue etichette, mantieni la semplicità e non esagerare con il numero: cerca di limitarti a circa quattro etichette principali.

Perché fermarsi a quattro etichette?

Non è un mio consiglio, ma il risultato di diverse ricerche che indicano che il nostro cervello lavora meglio a gruppi di quattro-sette elementi (chunking). La memoria a breve termine gestisce poche “scatole mentali” e, se le scatole sono troppe, le dimentichiamo o smettiamo di usarle.

Con troppe etichette, soprattutto quelle di primo livello, il rischio di abbandonare il sistema alla prima giornata incasinata è troppo alto.

In estrema sintesi, il concetto è questo: meno clic, meno stress.

Meglio ancora se le quattro etichette rispecchiano gli stessi criteri che usi già in altri contesti digitali, come le cartelle del computer, i preferiti del browser o le cartelle del cloud. Più uniformità userai tra questi spazi, meno la tua mente dovrà fare salti mentali quando cambierai “stanza digitale”.

Qui puoi vedere alcuni esempi:

Se vuoi saperne di più, ti consiglio il libro The PARA Method, di Tiago Forte.

Personalizza le impostazioni della posta in arrivo di Gmail

Il termine inbox zero è stato coniato nel 2007 da Merlin Mann, scrittore e podcaster che ha fondato qualche anno prima il blog 43 Folders. La sua idea però è stata quasi subito fraintesa e infatti molte persone l’hanno interpretata come l’obiettivo ossessivo di avere zero messaggi nella casella di posta, trasformandola in una fonte di fatiche inutili.

In realtà, in una conferenza successiva, Mann stesso ha chiarito il suo punto di vista. L’obiettivo non era il numero zero in sé, ma ridurre il tempo che la nostra mente dedica alla casella di posta.

Zero significa chiudere i loop mentali, processare le email e decidere cosa farne (rispondere, pianificare, posticipare, inoltrare, archiviare o eliminare) per liberare la mente senza dover tornare sullo stesso messaggio più e più volte.

L’obiettivo non è quindi avere una casella vuota, ma una mente il più possibile sgombra, e l’organizzazione di Gmail dovrebbe contribuire proprio a questo, diventando un supporto concreto senza complicarti la vita.

Per farlo, prenditi del tempo per scorrere le impostazioni di Gmail. Non può bastare questo articolo per esaminare tutte le funzioni, ma posso riportartene alcune:

• Aumenta il tempo per annullare l’invio: recupera l’email appena inviata per sistemare eventuali dimenticanze (l’allegatooooo).
• Scegli con cura i simboli colorati (le stelle): evita di usarli tutti, ma seleziona i più utili affinché abbiano un significato preciso per te.
• Imposta più firme: usa diverse chiusure a seconda degli ambiti che gestisci dalla stessa posta elettronica.
• Crea i modelli: salva i testi ripetitivi per recuperarli nel corso del tempo senza riscrivere sempre le stesse cose.
• Definisci l’impostazione della posta in arrivo: dai importanza alle categorie che usi con più frequenza.

Specifico per evitare fraintendimenti: quando dico che il fine è una mente sgombra e non una casella vuota a tutti i costi, non prendere il concetto come una buona scusa per accumulare centinaia e centinaia di email non processate… Come si dice, c’è sempre una valida via di mezzo.

Sfrutta i filtri per automatizzare l’organizzazione della tua Gmail

I filtri sono delle regole automatiche che dicono a Gmail cosa fare con le email in arrivo.

Pensa a quante azioni ripetitive fai ogni giorno: sposti le fatture nella loro cartella, archivi le notifiche dei social o segni le email del cliente.

Puoi semplificare alcuni passaggi grazie ai filtri, che funzionano a grandi linee in questo modo:

1. Per creare un filtro, vai nella barra di ricerca in alto e clicca sull’icona delle opzioni. Lì puoi inserire i criteri, come da chi arriva, l’oggetto o le parole chiave specifiche (ad esempio, tutte le email che arrivano dal cliente Brugola).
2. Poi, cliccando su “Crea filtro”, decidi l’azione, ovvero cosa farà Gmail al tuo posto ogni volta che riceverà un’email dal cliente Brugola: applica un’etichetta, archivia, inoltra… (oppure elimina istantaneamente le email se non ne puoi più di brugole…).

O, ancora, tutte le email che contengono la parola “fattura” o che arrivano dalla stessa azienda – indipendentemente dalla persona specifica – vengono automaticamente etichettate come “Da pagare”. E magari tutte le newsletter che ricevi saltano la posta in arrivo e vengono archiviate in un’etichetta specifica per non distrarti.

Le possibilità sono davvero tante e ti permettono di personalizzare il flusso di lavoro in modo efficace ed è per questo che vale la pena prendersi del tempo per impostare i filtri.

Archivia le email per mantenere pulita la posta in arrivo di Gmail

Se per David Allen la nostra mente non è un hard disk ma uno spazio di azione, per me ciopina incompresa della bergamasca la posta elettronica non è una lista di promemoria delle cose da fare ma un centro di smistamento.

Tradotto: a una certa le email se ne devono andare…

E se non puoi buttarle, almeno archiviale lontano dalla inbox.

La tua posta in arrivo – la prima schermata che vedi quando apri Gmail – dovrebbe contenere solo le cose su cui stai lavorando o che devi ancora processare. Tutto il resto? Va eliminato o archiviato.

Hai letto un’email e risposto? Archivia. Hai letto una newsletter e non ti serve più averla sott’occhio? Archivia.

L’obiettivo è mantenere la posta in arrivo pulita e focalizzata solo sulle cose attive. E vedrai che sollievo, tanto non ti perderai nulla grazie alla ricerca di Gmail.

Padroneggia la ricerca avanzata di Gmail per trovare rapidamente le email

“Ok, ma se archivio tutto, come ritrovo le cose?”. Questa è la paura più comune, ma è infondata.

La funzione di ricerca di Gmail è uno strumento di assoluta precisione, che non funziona solo per parola chiave, ma ti dà la possibilità di usare tantissimi operatori di ricerca per trovare esattamente quello che ti serve in pochi secondi.

Qualche esempio pratico?

• from:@nomeazienda.it ti mostra tutte le email che arrivano da qualunque indirizzo che termina con quel dominio.
• has:attachment filename:pdf trova tutte le email con un allegato PDF.
• after:2024/01/01 before:2024/03/31 cerca in un intervallo di date preciso.

Puoi combinare questi comandi per creare ricerche molto specifiche e anche per cancellare email con allegati pesanti per liberare spazio.

Gestisci le iscrizioni e blocca mittenti indesiderati in Gmail

Quante newsletter ricevi? Quante newsletter leggi davvero?

All’inizio le newsletter erano una ventata di aria fresca e un modo per restare in contatto con creator, brand o argomenti che ci stavano a cuore, direttamente nella nostra casella di posta.

E per un po’ ha funzionato, ma poi l’entusiasmo ha preso il sopravvento e abbiamo iniziato a iscriverci a tutto, dal campionato di briscola subacquea al corso di meditazione per gatti stressati.

Il risultato? Un rumore di fondo costante, con email che si accumulano creando una sorta di smog digitale che impedisce di vedere ciò che è davvero importante.

Non per niente si parla anche di newsletter overload, con la nostra mente che – per proteggersi – alza un muro. Ma è il momento di aiutarla, prendendoci del tempo per verificare quali sono le newsletter davvero utili che vogliamo leggere, senza la paura di perderci qualcosa.

Come decidere? Prendi il mittente di una newsletter e cerca tutte le email simili. Dai un’occhiata agli ultimi dieci numeri ricevuti, li hai aperti? Se non lo hai fatto, probabilmente sai già la risposta.

In alternativa, apri sempre gli ultimi dieci numeri, ma valuta davvero il contenuto per poi prendere una decisione ferma.

Stesso concetto per le comunicazioni che, per qualche motivo, arrivano da mittenti indesiderati: bloccarli è un gesto veloce che però ti risparmia diverse interruzioni future. Meno disturbi significano meno decisioni da prendere e più energie per le email che contano davvero.

Utilizza le funzionalità “Posticipa” e “Solleciti” di Gmail

Ci sono alcune email a cui non puoi rispondere subito, ma che non vuoi dimenticare. O altre alle quali vuoi dare un seguito dopo qualche giorno.

Invece di lasciarle lì nella posta in arrivo, con un continuo ricalcolo della mente per capire se sono già state gestite, usa la funzione “Posticipa” (l’icona a forma di orologio).

Puoi togliere l’email dalla posta in arrivo e farla riapparire quando decidi tu, stasera, domani, la prossima settimana… È un ottimo modo per programmare il tuo lavoro senza usare strumenti esterni e togliere dalla vista quello che non ti serve adesso.

In più, Gmail ha una funzione chiamata “Solleciti” che puoi attivare nella parte generale delle impostazioni. È una sorta di promemoria, che a volte ti ricorderà di rispondere a un’email che hai ricevuto giorni fa o di fare un follow-up su un messaggio che hai inviato senza ricevere risposte.

Creare il tuo sistema per la gestione della posta elettronica è un gesto di cura verso di te e il tuo tempo. Significa ritagliarti spazi di silenzio digitale, proteggere la tua attenzione e restituire minuti preziosi alle cose che contano davvero.

Tutto quello che abbiamo visto necessita di adattamenti continui, soprattutto se torni al lavoro dopo un periodo più o meno lungo di assenza.

E se vuoi una mano contattami per costruire insieme un sistema di gestione leggero e funzionale.