Come organizzare il lavoro con il metodo Kanban

4 Gennaio 2024 | Organizzazione

Il metodo Kanban, il cui nome in giapponese significa “scheda” o “cartellino”, trova le sue origini nella Toyota Production System (TPS) alla fine degli anni ’40.

Ideato da Toyota, il Kanban era parte di un sistema di pianificazione mirato a ottimizzare i flussi di produzione industriale. Il principio alla base era quello della produzione “just-in-time”, ovvero produrre in base alla domanda reale dei clienti piuttosto che accumulare scorte inutili.

Questa metodologia aveva lo scopo di ridurre gli sprechi, migliorare la produttività e creare valore senza costi aggiuntivi.

Verso la fine del ventunesimo secolo, il metodo è stato esteso al di là del settore automobilistico, diventando popolare anche nello sviluppo software e in altri ambiti di ricerca e sviluppo. La versione moderna è stata diffusa negli anni duemila.

Oggi è usato in diversi contesti, dalle start up digitali al mondo industriale, migliorando la visibilità del lavoro e l’efficienza dei processi.

Alcuni esempi di applicazione del metodo Kanban:

  1. Sviluppo software: con una lavagna Kanban si visualizza il ciclo di vita dello sviluppo software, con le schede che rappresentano le attività specifiche come lo sviluppo, il test e il rilascio.
  2. Assistenza sanitaria: il metodo viene usato per gestire i flussi di lavoro del personale medico e infermieristico, coordinare i pazienti attraverso vari trattamenti o monitorare la fornitura e l’utilizzo di attrezzature mediche.
  3. Edilizia: qui si ha un’applicazione del metodo nella gestione dei progetti di costruzione per tracciare le diverse fasi di lavoro, dall’approvvigionamento dei materiali alla parte finale della lavorazione.
  4. Istruzione: la visualizzazione in stile Kanban è perfetta per pianificare e tracciare le attività di insegnamento, la creazione di contenuti didattici e la gestione delle materie di studio.
  5. Marketing: in questo caso, il metodo aiuta a pianificare le campagne, tracciare il progresso dei progetti creativi e gestire il lancio di prodotti o strategie di comunicazione.

La base del metodo Kanban

Il metodo Kanban è un “visual workflow management tool”, che permette appunto di gestire il flusso del lavoro riuscendo a fare di più con meno stress.

I requisiti base includono una lavagna Kanban con colonne per visualizzare le fasi del flusso di lavoro, carte o post-it per rappresentare le attività e indicatori per limitare i lavori in corso (WIP).

La base di partenza di questo metodo prevede di creare delle colonne divise tra:

  1. TO-DO (lavoro in attesa da fare)
  2. DOING (lavoro in corso)
  3. DONE (lavoro portato a termine)

Si può mettere in pratica in molti modi, usando una semplice lavagna oppure un tool online come Trello, applicazione di gestione dei task perfetta in stile Kanban.

Nella colonna TO-DO inserisci le attività che dovranno essere svolte con le indicazioni, i tempi, le persone coinvolte… Tutto quello che può esserti utile.

Dividi le attività più grandi in piccoli passaggi e in questa fase dovresti “sentirti male” per il numero di cose da fare.

L’obiettivo è quello di spostare le singole attività tra le varie colonne facendogli fare un percorso orizzontale, mantenendo una rappresentazione visiva del flusso in ogni momento.

Dal TO-DO, prendi poche attività mettendole nel DOING fino a quando potranno essere spostate nel DONE.

Nel DOING andranno spostate contemporaneamente poche attività sulle quali concentrarsi, anche una sola se necessario. In questo modo focalizzerai l’attenzione su questa colonna lasciando il “caos” nel TO-DO senza prestare più attenzione alle attività in sospeso.

I limiti dei lavoro in corso, o WIP limits, sono fondamentali in Kanban per controllare la quantità di lavoro che può essere trattata in ogni fase del processo. Impostare questi limiti previene il sovraccarico e assicura che l’attenzione sia focalizzata sul completamento delle attività.

Definire il flusso di lavoro su una lavagna Kanban significa mappare passo dopo passo il percorso che un’attività deve seguire dallo start fino al completamento. Ogni fase del flusso di lavoro è chiaramente visualizzata e rappresenta una fase di processo specifica. Questo aiuta a standardizzare le procedure e a chiarire le aspettative per tutti i membri del team.

C’è anche la presenza di un separatore orizzontale, chiamato anche swimlane. È usato nei diagrammi di flusso per suddividere visualmente dei processi (il termine arriva dal mondo delle piscine e riprende il concetto di vasca e di corsie che si ottengono grazie alle corde galleggianti che dividono la vasca in sezioni).

A questa struttura di base, è possibile aggiungere una quarta lista con le attività ferme per diversi motivi.

Parcheggiare le schede dei compiti che non possono essere svolti serve a individuare e risolvere più facilmente i cosiddetti colli di bottiglia (dove si blocca il lavoro?).

Il flusso orizzontale si basa sostanzialmente su tre domande:

  1. Dove sono adesso? (su cosa è necessario concentrarsi)
  2. Da dove arrivo? (cosa mi ha portato alle attività attuali)
  3. Dove voglio andare? (l’obiettivo da raggiungere)

In generale, il fine di un metodo è quello di arrivare a non dover più pensare a cosa fare, perché è già stato definito dal metodo stesso.

Significa che puoi iniziare subito a lavorare senza perderti in mille cose, evitando così che il cervello abbia sempre la sensazione di avere troppe “schede” in sospeso.

Il monitoraggio continuo è vitale per il metodo Kanban, poiché permette di osservare le performance e di identificare le aree di miglioramento. La lavagna Kanban facilita questo attraverso una visualizzazione diretta del progresso di ogni attività.

I dati raccolti permettono di adattare e ottimizzare il flusso di lavoro, i limiti di WIP e le procedure, garantendo così un miglioramento continuo e un’efficacia costante del processo.

Come personalizzare le colonne

A seconda del settore e del tipo di attività da svolgere, potrebbe essere più comoda una visualizzazione settimanale da gestire con lo stesso concetto di flusso.

In pratica, invece di avere le colonne TO-DO, DOING, DONE, puoi definire i blocchi con i giorni della settimana per poi passare le attività da un giorno all’altro.

Per il settore sales, la gestione può essere fatta con queste colonne, spostando tra le varie fasi il contatto inserito:

LEAD > NEW OPPORTUNITIES > PROPOSAL > NEGOTIATION > CLOSED (WON/LOST)

Per le risorse umane il flusso potrebbe essere:

PRIMA SELEZIONE > COLLOQUIO TELEFONICO > COLLOQUIO IN SEDE/VIA SKYPE > DA ASSUMERE > ASSUNTO

Filtrando i vari candidati a ogni passaggio e inserendo delle note con i dettagli più importanti come email, cellulare e appuntamento fissato, tutti i membri del team sapranno a che punto è la selezione e come contattare la persona interessata.

Per un team di sviluppatori, il flusso potrebbe essere:

PLAN > DEVELOP > TEST > DEPLOY > DONE

Facendo sempre passare le attività tra le varie colonne a seconda dei progetti.

Se vuoi vedere come passare da una lavagna in stile Kanban al mondo digitale, qui trovi la spiegazione e i passaggi dalla carta al digitale.