Origini e storia del metodo Kanban
Il metodo Kanban, il cui nome in giapponese significa “scheda” o “cartellino” (più precisamente “cartello” o “lavagna”), trova le sue origini nel Toyota Production System (TPS) alla fine degli anni ’40. Ideato da Taiichi Ohno di Toyota, il Kanban era parte di un sistema di pianificazione mirato a ottimizzare i flussi di produzione industriale.
Il principio alla base era quello della produzione “just-in-time” (JIT), ovvero produrre in base alla domanda reale dei clienti piuttosto che accumulare scorte inutili.
Questa metodologia aveva lo scopo di ridurre gli sprechi, migliorare la produttività e creare valore senza costi aggiuntivi. Sebbene nato nell’industria automobilistica, il metodo è stato poi introdotto in altri ambiti, diventando popolare in particolare nello sviluppo software e in altri settori di ricerca e sviluppo.
La sua diffusione al di fuori del settore manifatturiero e la formalizzazione della versione moderna sono avvenute a partire dagli anni 2000, con figure come David Anderson che ne hanno promosso l’applicazione nell’IT dal 2007-2008.
Oggi è usato in diversi contesti, non solo nel mondo industriale ma anche in settori come il personale e l’amministrazione, migliorando la visibilità delle fasi del lavoro e la buona riuscita dei processi attraverso la gestione visuale del lavoro e il miglioramento continuo.
Applicazioni pratiche del metodo Kanban
- Sviluppo software: una lavagna Kanban permette di visualizzare l’intero ciclo di sviluppo, dalla raccolta dei requisiti alla fase di rilascio. Ogni scheda può rappresentare una funzionalità, un bug o una richiesta utente. Le colonne tipiche includono Backlog, In sviluppo, In test, In revisione e Rilascio. È uno degli ambiti dove il metodo è più diffuso, grazie alla sua flessibilità e trasparenza.
- Marketing e comunicazione: il Kanban aiuta a pianificare e gestire campagne pubblicitarie, contenuti editoriali, newsletter o lanci di prodotto. Le colonne possono rappresentare fasi come Idea, Contenuto in scrittura, In revisione, Programmato, Pubblicato. È uno strumento utile per i team creativi che lavorano su più progetti in parallelo e devono tenere traccia delle scadenze.
- Assistenza sanitaria: il Kanban aiuta a coordinare l’attività del personale medico, pianificare i turni, monitorare le richieste dei pazienti e gestire la disponibilità delle risorse. Ad esempio, può essere usato in pronto soccorso per tracciare il percorso del paziente tra accettazione, diagnosi, trattamento, dimissione o ricovero. Oppure in un laboratorio per seguire ogni esame da campione ricevuto a referto inviato.
- Edilizia: nella gestione dei cantieri, una lavagna Kanban aiuta a seguire ogni fase del progetto: progettazione, approvvigionamento materiali, costruzione strutture, rifiniture e consegna finale. Ogni attività può essere assegnata a squadre diverse, con note, scadenze e documenti allegati. È utile anche per gestire eventuali blocchi o ritardi, evidenziando i colli di bottiglia in tempo reale.
- Istruzione e formazione: il metodo è efficace per docenti, tutor o studenti. Si può usare per pianificare un corso suddividendo le lezioni in Da preparare, In svolgimento e Completate. Oppure per seguire il progresso degli studenti in progetti individuali o di gruppo, allegando materiali e risorse. Anche chi studia in autonomia può usarlo per gestire un piano di studi, articoli da leggere o esercizi da completare.
- Customer care: una lavagna Kanban può aiutare a gestire le richieste di assistenza dei clienti, tracciando ogni ticket dalla ricezione alla risoluzione. Le colonne possono includere Nuova richiesta, In valutazione, In gestione, In attesa di risposta, Risolto. Ogni scheda può contenere dettagli del cliente, note interne, priorità e tempi di risposta.
- Risorse umane: il Kanban è utile per visualizzare i processi di selezione del personale, onboarding, valutazioni periodiche o corsi di formazione. Un flusso tipico per la selezione potrebbe essere Candidatura ricevuta, Screening CV, Colloquio telefonico, Colloquio in sede, Offerta inviata, Assunto. Permette a tutto il team HR di avere una visione condivisa dello stato dei candidati.
- Organizzazione eventi: per chi si occupa di eventi, una bacheca Kanban può essere suddivisa in fasi come Ideazione, Budget e fornitori, Promozione, Logistica, Giorno dell’evento, Follow-up. Le attività possono includere contatti con location, inviti, sponsorizzazioni, gestione ospiti, materiali e feedback post-evento.
Come funziona una lavagna Kanban
Il metodo Kanban è un visual workflow management tool, che permette appunto di gestire il flusso del lavoro riuscendo a fare di più con meno stress.
I requisiti base includono una lavagna Kanban con colonne per visualizzare le fasi del flusso di lavoro, carte o post-it per rappresentare le attività e indicatori per limitare i lavori in corso (WIP).
La base di partenza di questo metodo prevede di creare delle colonne divise tra:
- TO-DO (lavoro in attesa da fare)
- DOING (lavoro in corso)
- DONE (lavoro portato a termine)
Cosa inserire nelle colonne delle fasi iniziali
Si può mettere in pratica in molti modi, usando una semplice lavagna oppure un tool online come Trello, applicazione di gestione dei task perfetta in stile Kanban.
Nella colonna TO-DO inserisci le attività che dovranno essere svolte con le indicazioni, i tempi, le persone coinvolte… Tutto quello che può esserti utile.
Dividi le attività più grandi in piccoli passaggi e in questa fase dovresti “sentirti male” per il numero di cose da fare.
L’obiettivo è quello di spostare le singole attività tra le varie colonne facendogli fare un percorso orizzontale, mantenendo una rappresentazione visiva del flusso in ogni momento.
Dal TO-DO, prendi poche attività mettendole nel DOING fino a quando potranno essere spostate nel DONE.
Nel DOING andranno spostate contemporaneamente poche attività sulle quali concentrarsi, anche una sola se necessario. In questo modo focalizzerai l’attenzione su questa colonna lasciando il “caos” nel TO-DO senza prestare più attenzione alle attività in sospeso.
I limiti dei lavoro in corso, o WIP limits, sono fondamentali in Kanban per controllare la quantità di lavoro che può essere trattata in ogni fase del processo. Impostare questi limiti previene il sovraccarico e assicura che l’attenzione sia focalizzata sul completamento delle attività.
Definire il flusso di lavoro su una lavagna Kanban significa mappare passo dopo passo il percorso che un’attività deve seguire dallo start fino al completamento. Ogni fase del flusso di lavoro è chiaramente visualizzata e rappresenta una fase di processo specifica. Questo aiuta a standardizzare le procedure e a chiarire le aspettative per tutti i membri del team.
C’è anche la presenza di un separatore orizzontale, chiamato anche swimlane. È usato nei diagrammi di flusso per suddividere visualmente dei processi (il termine arriva dal mondo delle piscine e riprende il concetto di vasca e di corsie che si ottengono grazie alle corde galleggianti che dividono la vasca in sezioni).
A questa struttura di base, è possibile aggiungere una quarta lista con le attività ferme per diversi motivi.
Parcheggiare le schede dei compiti che non possono essere svolti serve a individuare e risolvere più facilmente i cosiddetti colli di bottiglia (dove si blocca il lavoro?).
Le tre domande chiave per applicare il metodo Kanban
- Dove sono adesso? (su cosa è necessario concentrarsi)
- Da dove arrivo? (cosa mi ha portato alle attività attuali)
- Dove voglio andare? (l’obiettivo da raggiungere)
In generale, il fine di un metodo è quello di arrivare a non dover più pensare a cosa fare, perché è già stato definito dal metodo stesso.
Significa che puoi iniziare subito a lavorare senza perderti in mille cose, evitando così che il cervello abbia sempre la sensazione di avere troppe “schede” in sospeso.
Il monitoraggio continuo è vitale per il metodo Kanban, poiché permette di osservare le performance e di identificare le aree di miglioramento. La lavagna Kanban facilita questo attraverso una visualizzazione diretta del progresso di ogni attività.
I dati raccolti permettono di adattare e ottimizzare il flusso di lavoro, i limiti di WIP e le procedure, garantendo così un miglioramento continuo e un’efficacia costante del processo.
Come personalizzare le colonne di una lavagna Kanban
A seconda del settore e del tipo di attività da svolgere, potrebbe essere più comoda una visualizzazione settimanale da gestire con lo stesso concetto di flusso.
In pratica, invece di avere le colonne TO-DO, DOING, DONE, puoi definire i blocchi con i giorni della settimana per poi passare le attività da un giorno all’altro.
Per il settore sales, la gestione può essere fatta con queste colonne, spostando tra le varie fasi il contatto inserito:
LEAD > NEW OPPORTUNITIES > PROPOSAL > NEGOTIATION > CLOSED (WON/LOST)
Per le risorse umane il flusso potrebbe essere:
PRIMA SELEZIONE > COLLOQUIO TELEFONICO > COLLOQUIO IN SEDE/VIA SKYPE > DA ASSUMERE > ASSUNTO
Filtrando i vari candidati a ogni passaggio e inserendo delle note con i dettagli più importanti come email, cellulare e appuntamento fissato, tutti i membri del team sapranno a che punto è la selezione e come contattare la persona interessata.
Per un team di sviluppatori, il flusso potrebbe essere:
PLAN > DEVELOP > TEST > DEPLOY > DONE
Facendo sempre passare le attività tra le varie colonne a seconda dei progetti.
Se vuoi vedere come passare da una lavagna in stile Kanban al mondo digitale, qui trovi la spiegazione e i passaggi dalla carta al digitale.
Vuoi provare il metodo Kanban in pratica?
Un ottimo modo per iniziare è usare uno strumento digitale come Trello, perfetto per creare una lavagna Kanban in pochi minuti.
Puoi partire da una semplice struttura con le tre colonne base (TO-DO, DOING, DONE) e aggiungere man mano nuove liste, etichette e checklist per adattare il flusso alle tue esigenze. Basta registrarsi, creare la prima bacheca e iniziare a organizzare Trello. In alternativa, puoi provare Planka o Kan.bn.
