Come organizzare task e progetti: i modelli di Todoist

31 Maggio 2024 | Organizzazione

Todoist ha realizzato una serie di modelli che mi sembrano davvero utili, non solo per l’uso in questo tool.

I modelli possono essere utilizzati così come sono, dopo averli copiati nel proprio spazio di lavoro, ma sono anche utili come base di riferimento per organizzare la struttura dei progetti, dei filtri e delle etichette.

Tra i tanti esempi disponibili, vediamo tre modelli che fanno parte della categoria “flussi di lavoro”.

 

 

I modelli pre-configurati e applicati ai flussi di lavoro aiutano a dare priorità alle cose più importanti ogni giorno e tenere tutto sotto controllo in un unico spazio.

Per organizzare i progetti si possono seguire diverse logiche, principalmente legate a un concetto di nome: nome dei clienti, delle aree di lavorazione o dei progetti specifici in corso di lavorazione.

Ma il concetto di nome non è l’unica logica e, infatti, è possibile raggruppare le attività in progetti in base alla scadenza, che prevede una revisione alla fine di ogni settimana per prepararsi a quella successiva. Un flusso di lavoro basato sulle scadenze aiuta ad avere la visione d’insieme, ma anche a concentrarsi su ciò che è più importante in un dato momento, senza perdere di vista le prossime scadenze.

Alcuni passaggi utili per gestire i progetti e le attività

  1. Cattura tutto: che sia un’attività di lavoro, un’idea personale o semplicemente qualcosa da ricordare, metti tutto su Todoist (o in un o strumento simile).
  2. Suddividi quello che devi fare in attività piccole, gestibili e facili da portare a termine.
  3. Stabilisci le priorità utilizzando le date di scadenza, i livelli di priorità e le etichette.
  4. Svuota la lista delle cose da fare ogni giorno e tieni traccia delle attività che hai rimandato (e soprattutto prenditi del tempo per analizzare le cause).

Mangia la rana per portare a termine le attività

Il metodo Mangia la rana (Eat The Frog) arriva dal consulente di produttività Brian Tracy, che ha preso spunto da una citazione di Mark Twain: «Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo per prima cosa al mattino».

Si basa sull’idea chiave di affrontare le sfide più impegnative e significative all’inizio della giornata per ottenere dei risultati migliori nel lungo termine.

In pratica, questo metodo invita a identificare l’attività da completare che per qualche motivo ci crea più attrito, la nostra “rana”, e affrontarla subito. Concentrandoci sul superamento di questa sfida primaria, possiamo liberare la nostra mente da preoccupazioni future e migliorare il nostro flusso di lavoro complessivo.

È più semplice continuare a lavorare grazie alla soddisfazione raggiunta.

Il metodo, infatti, aiuta a stabilire una solida base per il resto della giornata, fornendo una sensazione di realizzazione fin dalle prime ore di lavoro, grazie anche a un aumento della motivazione e dell’autostima.

Prova a seguire questi passaggi per mettere in pratica il metodo Mangia la rana:

  1. Identifica l’attività più impegnativa e prioritaria da completare.
  2. Dedica tempo e concentrazione esclusivamente a questa attività finché non viene portata a termine.
  3. Ripeti questo processo ogni giorno, facendo della pratica di “mangiare la rana” un’abitudine quotidiana.

La sezione dei modelli di Todoist: https://todoist.com/it/templates/category/setups