La maggior parte di noi trascorre un quarto del tempo a gestire le email, ma avere una casella di posta troppo piena è demotivante, toglie energia e distrae.
Ecco alcuni consigli per non perdere il controllo delle email:
🌕 Unisci più account di posta elettronica in un unico strumento per semplificarne la gestione.
🌕 Crea cartelle di archivio per spostare quei messaggi rimasti in sospeso nella Inbox e che non hai ancora gestito.
🌕 Liberati delle vecchie email anche se ti spaventa l’idea di farlo, tanto non le leggerai comunque. Se non riesci ad arrivare alla Inbox Zero, fissa un limite per le email da avere nella Inbox e se proprio non vuoi eliminarle, spostale nelle cartelle di archivio.
🌕 Gestisci i tuoi messaggi. Aiutati con una cartella “Azione” e sposta le email ricevute nelle ultime 24 ore. Per ogni messaggio intraprendi un’azione:
– elimina;
– svolgi quanto richiesto;
– delega;
– posticipa a data certa.
🌕 Pianifica i tempi di gestione delle email. Non gestire le comunicazioni come prima cosa quando inizia a lavorare, ma parti dall’attività più difficile che hai in programma e solo dopo controlla i messaggi.
Pianifica ad esempio due intervalli di tempo di 15-20 minuti al giorno, a seconda del numero di email che ricevi.
Usa delle etichette o dei flag per segnare le email in base alla priorità (urgente, meno urgente, ecc.) e all’azione richiesta (da fare, gestita, allegati già gestiti, ecc.).
Usa dei filtri automatici per spostare le email nelle cartelle appropriate senza dover gestire due volte le stesse comunicazioni.
🌕 Pianifica la revisione settimanale: rivedi quanto fatto, elimina quello che si può e archivia il resto.
🌕 Scrivi delle email efficaci per ridurre lo scambio di comunicazioni.
Segui il modello PASS (Purpose, Action, Supporting documents, Subject line)
– Scopo: indica chiaramente lo scopo dell’email. Mantieni il messaggio semplice e chiaro.
– Azione: indica cosa vuoi che faccia il destinatario e quando è necessario completare l’azione.
– Documenti: includi gli allegati di supporto e fai riferimento ai file all’interno del testo per guidare chi legge.
– Campo Oggetto: fai in modo che sia chiaro, sintetico e descrittivo.
🌕 Imposta dei modelli da usare per comunicazioni ripetitive.
🌕 Usa in modo limitato i campi Cc o Ccn per evitare ulteriori scambi di email inutili.
🌕 Annulla la ricezione delle newsletter che nemmeno apri.
La maggior parte di noi ha bisogno di circa il 10% delle email in arrivo. L’altro 90% dei messaggi sono uno spreco di tempo.
Ecco l’articolo:
https://www.schneiderb.com/how-to-get-your-email-inbox-to-zero-and-keep-it-there-in-14-days-or-less/
E un’infografica di NetCredit:
https://assets.entrepreneur.com/images/misc/1499375054_Design_How-to-Prioritize-Your-Inbox.png
