Dalla carta al digitale: spazio, movimento e intelligenza artificiale

4 Gennaio 2024 | Organizzazione

Parliamo spesso di gestire le idee o gli appunti nello spazio fisico, sia in modo individuale sia come team. L’esempio perfetto che combina spazio, movimento e idee è rappresentato da una lavagna o bacheca appesa alla parete.

Ma perché è così utile?

Se dobbiamo sviluppare un argomento, scrivere qualcosa, risolvere una certa problematica… la prima cosa che potremmo fare consiste nel segnare sulla lavagna le varie note o gli appunti che ci vengono in mente.

Immaginiamo di avere una lavagna di sughero e di appuntare dei cartoncini con le varie idee. Oppure di avere del nastro adesivo per segnare degli spazi da riempire con dei foglietti adesivi.

Iniziamo a scrivere e a distribuire i vari tasselli.

Ad un certo punto, sentiremo la necessità di fare un passo indietro per vedere l’insieme di quanto realizzato e da lì passeremo a spostare, eliminare o integrare degli elementi.

Si avvia, quindi, un naturale processo composto dal singolo dettaglio (la nota) e dalla visione d’insieme (il quadro generale delle note). Passiamo dal singolo elemento alla quadro generale.

Solo quando avremo la sensazione di avere un percorso completo (inizio, passaggi, fine), passeremo alla realizzazione effettiva del lavoro da svolgere.

Vediamo che cosa succede con una semplice lavagna:

  1. Scarico: trasferiamo le note nell’ambiente e alleggeriamo la mente.
  2. Distacco: facendo un passo indietro per vedere il quadro completo, ci allontaniamo dalle fissazioni che si possono avere su una singola nota e sui nostri pensieri con il fine di vedere l’insieme da prospettive diverse.
  3. Interattività: le idee diventano oggetti fisici fissati su una lavagna e si finisce per pensare, non solo con la mente, ma anche con gli occhi e con le mani (i gesti possono arrivare prima delle parole e la vista arriva prima se siamo in movimento).

I wall planner per lavorare meglio nello spazio fisico

I wall planner rappresentano una straordinaria risorsa per chi cerca di organizzare lo spazio e il tempo in modo efficace.

Sono strumenti che estendono il concetto di lavagna tradizionale, trasformandolo in un sistema ancora più dinamico e interattivo. Con i wall planner, non solo possiamo appuntare le idee, ma anche pianificare attività, scadenze e progetti su scala temporale più ampia.

Perché i wall planner sono così essenziali?

Quando lavoriamo su un progetto, avere una visione chiara delle scadenze e delle priorità è fondamentale. I wall planner ci offrono proprio questa possibilità: ci permettono di vedere con un solo sguardo l’intero panorama delle nostre attività.

Questo ci aiuta a concentrarci sulle priorità, a gestire meglio il tempo e a cercare di “sbrogliare la matassa” facendo chiarezza sugli aspetti ancora da definire.

Immaginiamo di avere un grande calendario sulla parete, diviso per giorni, settimane o mesi. Su questo possiamo appuntare le varie attività, colorandole e categorizzandole in base all’urgenza o al tipo. Possiamo anche aggiungere dettagli o spostare le attività in base ai cambiamenti che si verificano nella nostra routine.

Iniziamo a organizzare e a distribuire le varie attività nel tempo.

Con il passare dei giorni, ci renderemo conto di quanto sia utile avere una visione d’insieme del nostro impegno. Inoltre, la possibilità di modificare e aggiornare il wall planner ci permette di adattarci dinamicamente alle variazioni che la vita ci pone davanti.

I wall planner, in generale, non sono solo un supporto per la nostra memoria o per l’organizzazione del lavoro, ma diventano veri e propri alleati nella gestione del tempo e nello sviluppo di una strategia efficace per il raggiungimento dei nostri obiettivi.

Ci spingono ad alzarci dalla scrivania, a interagire con lo spazio intorno a noi e a pensare in modo più creativo e produttivo.

Ecco alcuni esempi, anche se in commercio esistono centinaia di modelli diversi:

Come collegare mondo fisico e mondo digitale con il supporto dell’intelligenza artificiale

Proseguiamo il nostro discorso tenendo a mente l’importanza di unire il mondo fisico a quello digitale, con l’aggiunta di un terzo ingrediente: l’intelligenza artificiale.

Nel video, mi vedrai attrezzata e pronta a mostrarti due esempi che partono da dei fogli adesivi applicati a una parete:

Da un lato la carta ci aiuta a fare chiarezza, ma dall’altro il digitale ci permette di portare a termine le attività.

L’utilizzo di strumenti semplici come foglietti adesivi, pennarelli e nastro adesivo rappresenta l’inizio di un processo creativo ed efficace. Questi elementi, quando combinati con la tecnologia digitale e l’intelligenza artificiale, possono diventare potenti strumenti di elaborazione e organizzazione.

I passaggi che ho seguito:

  • ho scritto le attività e gli argomenti su dei foglietti adesivi;
  • ho fotografato il risultato ottenuto;
  • ho inserito le immagini in ChatGPT;
  • ho testato alcuni prompt per far leggere ed elaborare le scritte all’intelligenza artificiale.