Alcuni consigli di David Allen possono sembrare molto semplici, ma sono difficilissimi da mettere in pratica e soprattutto da mantenere nel tempo.
La gestione delle email prende sempre molto spazio e, per ottimizzare il più possibile le comunicazioni, parti da qui:
- Cancella (veramente) tutto ciò che puoi eliminare.
- Sposta e archivia quello che devi conservare. Crea la tua logica di archiviazione, ma sposta queste email.
- Vale sempre la regola dei 2 minuti. Se un’email richiede meno di 2 minuti, gestisci subito quanto richiesto perché ti costerà più tempo ed energie ritornarci in un secondo momento.
A questo punto, ti rimangono solo le email che richiedono più tempo per essere gestite e quelle che sono in attesa di un evento o di un’ulteriore azione. Per queste email dedica delle cartelle specifiche raccogliendo tutte le comunicazioni aperte (es.: in attesa / da gestire).
Il fine di gestire correttamente le email senza perderne il controllo è quello di non accumulare arretrati.
Meno arretrati hai e più spazio riesci a dedicare al nuovo che arriva.
