Di Tana, di note e di date

15 Dicembre 2022 | Note e appunti, Organizzazione

Strumenti come Tana lavorano molto con il concetto di calendario e questa combinazione – note e date – mi sembra utile solo se usata con criterio.

Nel nostro lavoro abbiamo, a grandi linee, queste due aree:

  • cose da fare, azioni, attività da portare a termine;
  • note, appunti, idee, spunti.

Sono aree che hanno in comune due cose:

  • la necessità di essere inserite e protette in uno spazio (digitale);
  • la necessità di essere ripescate nel momento opportuno.

La ricerca e la rintracciabilità si attivano con dei “trigger” diversi, ovvero con delle condizioni che rappresentano le vere differenze tra le due aree appena viste.

Le attività da fare e le azioni hanno come trigger principale il tempo. Si “scatenano”, quindi, a un giorno e un’ora specifici sotto forma di scadenze o promemoria.

Con le note, gli appunti o le idee dobbiamo cambiare completamente approccio perché il trigger, in questi casi, non può dipendere dal tempo, ma da condizioni come eventi, progetti, argomenti, contenuti, sogni, desideri, conoscenza, passioni, hobby…

Sembra una differenza ovvia, ma ce ne dimentichiamo quando pensiamo alla struttura da dare alle informazioni che salviamo, alle note o agli appunti che scriviamo.

Ritrovare le informazioni al momento giusto è la parte più difficile, ma se abbiamo bene in mente quali sono i nostri trigger, riusciremo a migliorare ogni tipo di organizzazione digitale. Soprattutto perché, in modo particolare con spunti e idee, non sappiamo quando e come ci potranno essere di aiuto in futuro.

Come nel mondo della programmazione, funziona come descritto nella frase: “Se mi viene in mente questo evento, allora mostrami queste note”.

Note e azioni non si mischiano mai?

Per rispondere a questa domanda immagino due scenari:

  • la nota diventa un’azione, quindi non si mischia ma si trasforma e si concretizza in qualcosa di finito;
  • la nota viene inserita legandola alla data odierna e questo è uno dei pochi momenti in cui si uniscono i due trigger. In alcuni casi è la data di oggi, in altri può essere la inbox o la visualizzazione in entrata (in sostanza la prima schermata che viene mostrata nello strumento che si utilizza e che ha la funziona di “parcheggio”).

Questa combinazione, data + nota, regge solo se accompagnata da una revisione periodica.