Cosa farai nei prossimi mesi?
Prova a dividere il tuo lavoro in trimestri o quadrimestri; ciò ti aiuterà a stabilire, organizzare e raggiungere obiettivi in modo più efficace.
I trimestri (o quarter) sono comunemente usati nelle aziende e nelle istituzioni finanziarie per riferirsi a specifici periodi dell’anno fiscale o di calendario.
- T1 / Q1: primo trimestre (gennaio-marzo)
- T2 / Q2: secondo trimestre (aprile-giugno)
- T3 / Q3: terzo trimestre (luglio-settembre)
- T4 / Q4: quarto trimestre (ottobre-dicembre)
Dividere la vita lavorativa come facevamo ai tempi della scuola porta a una maggiore chiarezza e motivazione. Dà la possibilità di avere una struttura e seguire uno schema per ciò che si vuole rendere concreto.
Avere un approccio accademico aiuta a trasformare i “mi piacerebbe” in una tabella di marcia. In un piano di azione.
Un arco di tempo ragionevole, come tre o quattro mesi, è sufficiente per fare progressi, monitorare cosa funziona e cosa no, e apportare le modifiche necessarie.
Queste tempistiche ben definite ti permettono di distaccarti, almeno in parte, dal breve periodo e ti spingono a riflettere sull’importanza di stabilire obiettivi chiari e specifici. E, soprattutto, di organizzarli.
L’effetto di organizzare un nuovo inizio
Si tratta di un fenomeno molto noto nel mondo della produttività, conosciuto anche con l’espressione fresh start e si riferisce alla naturale predisposizione delle persone a intraprendere comportamenti volti al raggiungimento di obiettivi e a intraprendere nuovi impegni in seguito a determinati momenti che simboleggiano l’inizio di un nuovo ciclo o di una nuova fase.
Un’opportunità per ricominciare.
Questi momenti possono essere, ad esempio, l’inizio di un nuovo anno, il primo giorno di una settimana o di un mese, il compleanno di una persona o anche l’inizio di un nuovo trimestre e quadrimestre scolastico. Nel nostro esempio, possiamo fare in modo di avere un nuovo inizio ogni tre o quattro mesi.
L’idea alla base dell’effetto fresh start è che queste occasioni simboliche offrono alle persone l’opportunità di “ricominciare da capo”, migliorando ciò che non ha funzionato e dando una nuova direzione alla vita o al lavoro.
Questa percezione di un nuovo inizio può motivare le persone a portare a termine quel famoso progetto che hanno in mente.
Non solo l’inizio, ma anche la fine…
Ogni tre o quattro mesi, prima di guardare avanti, puoi riflettere sulla tua personalissima scala di progressi, sui problemi riscontrati o sulle varianti del percorso. Significa riuscire a ridefinire meglio il tuo piano di azione perché, quando ti fermi a pensare, prendi atto di quello che è successo rispetto agli obiettivi che avevi stabilito.
Basandoti su questa analisi personale, potresti scoprire che certi obiettivi necessitano di essere ricalibrati grazie a nuove informazioni acquisite, cambio di circostanze, progressi più rapidi o lenti del previsto o un confronto con l’esterno (i riscontri che ti arrivano da altre persone).
Per quanto riguarda l’esempio di oggi, che considera i prossimi tre o quattro mesi, l’idea non riguarda l’organizzazione del breve periodo – non in questa fase iniziale – ma prevede di focalizzarsi sul medio/lungo periodo.
Il metodo Alastair per pianificare i trimestri con l’effetto fresh start
Per avere un quadro più ampio dei prossimi mesi e iniziare a definire i vari passaggi, ripropongo un metodo messo a punto da Alastair Johnston, come integrazione al Bullet Journal di Ryder Carroll.
Il metodo Alastair aiuta a pianificare il medio-lungo periodo, inteso come un intervallo di tempo abbastanza lungo, ad esempio prendendo in esame i prossimi 3 o 6 mesi.
È uno schema molto semplice che può essere riprodotto su carta o anche in digitale.
Ci sono due sezioni:
- la parte di sinistra in cui inserire una colonna per ogni mese;
- l’area di destra per fare un elenco di quello che vorremmo gestire (in questo caso non prendiamo in considerazione le urgenze e le cose da svolgere entro pochi giorni).
A questo punto disegniamo un pallino per ogni riga in corrispondenza del mese in cui vorremmo gestire il punto irrisolto.
Facciamo un esempio che va da ottobre a dicembre:
Alcune attività potrebbero ripetersi ogni mese, mentre per altre puoi aspettare a definire il periodo e farlo strada facendo.
Quando pianifichi il breve periodo, dai un’occhiata allo schema dei prossimi mesi e verifica cosa realmente prelevare dal lungo periodo e iniziare a elaborare nel calendario o nella lista di cose da fare.
Seleziona un obiettivo specifico e inizia a spacchettarlo in azioni più piccole e gestibili. Ogni punto che hai ipotizzato può essere suddiviso in una serie di passaggi più piccoli che, una volta completati, contribuiranno al raggiungimento dell’obiettivo finale.
Metti queste azioni più piccole nel tuo calendario o aggiungile alla tua lista di cose da fare, assegnando a ciascuna un termine specifico.
Questi passaggi da ripetere con costanza e cura ti aiuteranno a trasformare le tue aspirazioni a lungo termine in una serie di attività a breve termine concrete.
Le varianti del metodo Alastair
Come avviene per altri metodi, sono nate delle varianti nel corso del tempo:
- puoi usare i giorni della settimana al posto dei mesi per lavorare sul breve periodo mantenendo lo stesso schema;
- puoi abbandonare il riferimento temporale e segnare la modalità o il luogo al posto dei mesi o dei giorni (ad esempio, quando un’attività riguarda la casa, le email, il calendario, il computer…);
- puoi realizzare uno schema annuale per segnare le ricorrenze più importanti (eventi, incontri annuali, feste, compleanni…).
Nell’esempio qui sotto, oltre alla sezione dei mesi, trovi una colonna in più per poter inserire il giorno del mese di riferimento:
La lista dei “non adesso” (o dei forse)
Ci saranno questioni che non sai bene dove mettere e che per qualche motivo non vuoi lasciare andare.
Nello strumento che già usi, prepara una sezione specifica da riservare ai “forse” o ai “nice-to-have“. A tutte quelle cose che non ti senti di inserire nel lungo periodo e tanto meno nel breve periodo, ma che non vuoi perdere.
Come avviene per tutte le aree, anche questa sezione merita un mantenimento periodico per diventare davvero utile. Al contrario, perderà la sua funzione.
Cosa puoi fare ora? Inserisci nel tuo calendario il momento da dedicare alla definizione del tuo trimestre o quadrimestre.
Un foglio di carta per organizzare l’anno (e ricominciare ogni tre mesi)
Se ti è venuta voglia di pianificare l’anno su carta, qui trovi la mia agenda non datata che va bene per ogni inizio.
