Email: Inbox Zero sì o no?

10 Marzo 2024 | Organizzazione

Non sono un’accanita sostenitrice dell’approccio che porta a perseguire il concetto di Inbox Zero.

In breve, Inbox Zero è un metodo di gestione della posta elettronica che mira a mantenere la tua casella di posta in entrata vuota o quasi vuota. Non si tratta di eliminare tutte le tue email, ma di svuotare la posta in arrivo gestendo le comunicazioni.

Il principio è perfetto e molto valido, ma servono dei limiti.

Diciamo che tra ostinarsi a liberare costantemente la inbox in ogni momento della giornata e avere 5000 email non lette… ci sono tante sfumature, da scegliere nel rispetto di quello che facciamo e di come ci fanno sentire le comunicazioni.

L’obiettivo non è solo quello di avere un contatore dei messaggi pari a zero, ma piuttosto di avere un sistema di gestione che tenga sotto controllo la coda e lo stress per le cose rimaste in sospeso.

Senza dimenticare che questo concetto risale agli inizi degli anni 2000, con un sovraccarico digitale molto diverso dall’attuale (uno dei primi a parlarne fu Merlin Mann prendendo spunto dal metodo GTD di David Allen).

Sistemare le email è bello, fa sentire bene, dona le stesse sensazioni positive che avvertiamo quando ripuliamo un ambiente lasciato al caos, quando facciamo ordine o liberiamo spazio. È gratificante avere la posta elettronica sotto controllo.

Serve però un piano che ci aiuti a non esagerare in un senso o nell’altro. Soprattutto se il nostro lavoro principale non è quello di gestire le email…

Perseguire a tutti i costi la Inbox Zero può diventare una partita a Uno infinita senza la possibilità di buttare l’ultima carta e magari ritrovandosi con un brutto +4 che ci obbliga a ricominciare.

Molto meglio cercare di fare in modo che la posta elettronica abbia il minor impatto possibile nel nostro lavoro, più possibile vicino allo zero (non come numero, ma come gestione e sistema).

Altrimenti il rischio è quello di avere la inbox vuota e in ordine, ma arrivando a sera senza aver fatto qualcosa di davvero significativo.

Attenzione, specifichiamo: non è una scusa per non gestire la posta elettronica…

«Diventiamo dipendenti dalla scossa di gioia che ci danno alcuni messaggi. La nostra dipendenza deriva da un impulso primordiale che cerca ricompense positive. È questo impulso che ci spinge a controllare la nostra casella di posta più e più volte, anche se non siamo sicuri di quando arriverà la prossima ricompensa. Ci fa passare al setaccio l’infinita posta indesiderata, i noiosi messaggi di lavoro per trovare quelle gemme rare che ci fanno sentire eccitati e vivi, che si tratti di un’email, di un amore perduto da tempo o di un amico quasi dimenticato. La posta elettronica influisce sulla nostra psicologia in più di un modo. Provoca anche un paradosso del progresso. Quando rimandiamo le attività importanti aprendo ogni messaggio di posta elettronica nel momento in cui arriva, stiamo ingannando il nostro cervello. Da un lato, ci sentiamo produttivi perché stiamo riducendo il numero di messaggi nella nostra casella di posta, ma, dall’altro, non stiamo realizzando quasi nulla. Tuttavia, portare a zero quel numero di email non lette è una ricompensa quasi irresistibile poiché innesca la stessa risposta che otteniamo dal completamento di un’attività importante. Ma qualsiasi email che può essere eliminata rapidamente è generalmente insignificante e non ha alcun impatto sui nostri obiettivi a lungo termine. Quindi non lasciarti ingannare da questa sensazione di falso progresso. Ci sono cose più importanti che potresti fare con il tuo tempo.» (Dal libro “Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done”, di Jocelyn K. Glei)

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