Gestisci le email: fai funzionare la inbox con le scorciatoie da tastiera

10 Marzo 2024 | Organizzazione

Usare le abbreviazioni da tastiera per gestire la inbox della posta elettronica è molto importante. Non solo per una questione di mera velocità.

Per migliorare il flusso di gestione possiamo partire da questi ingredienti:

  • scorciatoie da tastiera
  • pulsante invia + archivia
  • funzione posticipa
  • etichette
  • avanzamento automatico

Vediamo alcune di queste soluzioni, ma soprattutto è importante conoscere molto bene le direzioni da attribuire alle varie email (ovvero quali decisioni prendere).

Per rendere il processo di smistamento e gestione delle email il più fluido possibile, è essenziale adottare sistemi efficaci, specialmente in momenti di alta concentrazione come il rientro al lavoro dopo periodi di assenza o in presenza di un elevato volume di email quotidiane.

Il primo passo consiste nell’apprendere e utilizzare le abbreviazioni e le scorciatoie da tastiera (in inglese Keyboard Shortcuts) del proprio client di posta elettronica. Queste scorciatoie facilitano le operazioni rapide come passare da un’email all’altra, archiviare o etichettare messaggi, evitando l’uso del mouse e velocizzando notevolmente lo smistamento.

Con un flusso impostato:

  • possiamo concentrarci sul contenuto delle email;
  • possiamo prendere decisioni rapide;
  • possiamo identificare la strada da far percorrere alle comunicazioni.

In Gmail, ad esempio, è possibile personalizzare ulteriormente queste funzionalità accedendo alle impostazioni e attivando le scorciatoie da tastiera. Un’altra opzione utile è “Mostra il pulsante Invia e Archivia”, che permette di archiviare immediatamente i messaggi dopo averli inviati, mantenendo l’ordine nella inbox. L’avanzamento automatico, disponibile nelle impostazioni avanzate, consente di passare direttamente al messaggio successivo dopo averne gestito uno, semplificando ulteriormente il processo. Tutto questo si abbina molto bene con la funzione posticipa e con l’uso delle etichette o delle cartelle se usiamo Outlook.

L’organizzazione delle email può includere la creazione di eventi direttamente dal messaggio, l’utilizzo di etichette per categorizzare e archiviare le comunicazioni e l’impiego di estensioni o componenti aggiuntivi per collegare la posta elettronica a strumenti esterni come calendari o task manager (come abbiamo visto con il video specifico sui task manager).

L’importante è stabilire un sistema chiaro che definisca la destinazione finale di ogni tipo di messaggio, sfruttando le scorciatoie e le impostazioni personalizzate del proprio client per ottimizzare il flusso di lavoro.

Attraverso l’attivazione di funzioni come l’avanzamento automatico e la personalizzazione delle azioni di invio e archiviazione, è possibile trasformare la gestione della posta in arrivo in un processo efficace e meno oneroso.

P.S.: per migliorare la gestione delle comunicazioni, segui il corso completo Organizza le email, per riprendere il controllo della posta elettronica e liberare la inbox.

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