La clean desk policy (letteralmente: “politica della scrivania pulita”) è un insieme di regole e buone pratiche pensate per mantenere la scrivania ordinata, funzionale e libera da oggetti inutili.
Nata negli ambienti aziendali, oggi è sempre più adottata anche da chi lavora da casa. E i vantaggi sono evidenti: più ordine visivo, meno stress, maggiore concentrazione e produttività.
Perché applicare una clean desk policy
Avere una scrivania disordinata può sembrare innocuo, ma spesso porta a:
- perdere tempo nella ricerca di oggetti o documenti;
- aumentare lo stress visivo e mentale;
- avere una maggiore difficoltà nel concentrarsi;
- peggiorare il rendimento.
Al contrario, una scrivania pulita migliora il focus, riduce le distrazioni e ti permette di affrontare la giornata con più chiarezza e serenità.
La regola d’oro: tutto al suo posto, ogni giorno.
La clean desk policy prevede che, alla fine di ogni giornata, gli oggetti utilizzati vengano rimessi al loro posto, senza rimanere sulla scrivania se non strettamente necessario. È una semplice abitudine che fa la differenza.
Come iniziare? Ecco una breve guida in quattro passi.
1. Dedica ogni giorno qualche minuto al riordino
Inserisci nella tua routine quotidiana qualche minuto, magari alla fine della giornata, per sistemare la scrivania. Può sembrare banale, ma la costanza crea l’abitudine. E l’abitudine mantiene l’ordine.
2. Elimina il superfluo dalla scrivania
Fai decluttering visivo e funzionale, evitando di usare la scrivania come uno svuotatasche. Rimuovi tutto ciò che non serve davvero come:
- vecchi giornali o volantini;
- gadget di eventi passati;
- penne che non scrivono più;
- fogli scarabocchiati;
- tazze e tazzine accumulate;
- cavi inutili.
Se non ti servono o non ti danno gioia… è il momento di ringraziare e liberarsene (Marie Kondo docet).
“Facendo ordine in modo radicale cambia drasticamente anche la propria forma mentis, il proprio modo di vivere e la propria esistenza. […] Riordinando si mette in ordine il passato, si prende coscienza di ciò che conta.” (Marie Kondo, Il magico potere del riordino)
Se dai una collocazione ad ogni oggetto, non perderai tempo e concentrazione a districarti tra le cose accumulate. Scegli un posto per ogni oggetto ed impegnati a mantenerlo, ma soprattutto fai in modo che diventi un’abitudine.
3. Crea uno “spazio di azione”
Dedica una zona della scrivania solo al progetto o compito su cui stai lavorando in quel momento. Una volta concluso, svuota quello spazio e preparalo per l’attività successiva.
È un trucco semplice, ma utile per lavorare in modo più focalizzato, una cosa per volta, senza distrazioni visive.
4. Organizza gli oggetti in base all’utilizzo
Non tenere tutto a portata di mano “per sicurezza” o “non si sa mai”. Usa questo principio: più una cosa ti serve spesso, più dev’essere vicina a te.
Il resto va archiviato, etichettato o rimosso se non è più utile. Dai una collocazione precisa a ogni oggetto in base all’utilità e alla frequenza, così non perderai tempo (e concentrazione) a cercarlo.
I vantaggi di una clean desk policy
1. Aumento della produttività
Il disordine fisico influisce negativamente sulla capacità di concentrarsi ed elaborare le informazioni. Riducendo il disordine, puoi aumentare la produttività.
2. Risparmio di tempo
Un maggior ordine unito all’aumento della digitalizzazione permette di accedere a grandi quantità di informazioni in poco tempo senza lasciare niente sulla scrivania. Se tutto è archiviato in formato cartaceo, il processo di ricerca diventa di per sé un’attività e si spreca molto tempo a trovare quello che serve.
3. Meno stress
Il disordine può aumentare i livelli di stress. Se devi cercare costantemente gli oggetti, riduci la capacità di concentrazione sul lavoro e averti più stress e sovraccarico.
Quando la scrivania è piena di documenti e oggetti, trovare quello che ti serve diventa molto più difficile. Il focus è quello di svolgere e portare a termine le attività nel miglior modo possibile, senza sprecare tempo ed energie a cercare cose.
L’ordine porta anche un beneficio alla vista e, infatti, staccare dalla scrivania vedendola a posto fa sentire meglio. Dà un maggior senso di completamento rispetto a lasciare la postazione di lavoro e ricominciare una nuova giornata partendo già dal caos.
4. Più ordine, più concentrazione, più creatività
La risoluzione di compiti complicati diventa più facile quando si ha una scrivania pulita di fronte a sé. Si è maggiormente in grado di concentrarsi sul problema quando l’ambiente non è ingombrante o soffocante.
Pulire e mettere in ordine la scrivania corrisponde all’abitudine di aprire le finestre la mattina per cambiare aria.
In questo esperimento, i ricercatori hanno chiesto ai partecipanti di risolvere un puzzle in due tipi di ambiente: uno disordinato e uno in ordine. Le persone che lo risolvevano in un ambiente più pulito erano in grado di portare a termine il lavoro più rapidamente. Per lo scienziato questo ha indicato che l’ambiente disordinato “minacciava il senso di controllo personale causando un esaurimento delle risorse mentali”.
Focalizzandosi solo sullo svolgimento delle attività, si ha più tempo per pensare a soluzioni creative piuttosto che diluire l’energia in più aspetti.
Chi lavora in uno spazio ordinato sente più leggerezza e meno confusione per affrontare un problema difficile.
Aumenta anche l’autoregolazione, intesa come la capacità di orientarsi nel fare le attività previste. E proprio l’autoregolazione può essere indebolita dall’esaurimento delle energie mentali.
La scrivania come la tua cabina di pilotaggio
Nell’affrontare la tua giornata lavorativa, il tuo spazio di lavoro è la tua cabina di pilotaggio. Se non organizzi e prepari quello che ti serve, la qualità del lavoro ne risente, perché anche il cervello ha bisogno di spazio.
Il disordine può essere confortante per certi aspetti perché non devi più preoccuparti delle nuove cose che si aggiungono a ciò che è già fuori controllo. Ma anche se ti sembra di rilassarti nella tua confusione, un ambiente disorganizzato può essere un vero ostacolo quando cerchi di fare qualcosa.
La clean desk policy non è solo una questione estetica, ma uno strumento concreto per lavorare meglio, sentirsi più leggeri e gestire il proprio spazio di lavoro come uno spazio di azione.
Che tu sia in ufficio o a casa, prenditi cura della tua scrivania: è lo specchio del tuo modo di lavorare e, spesso, anche del tuo stato mentale.
