Le email sono causa di infelicità?

22 Novembre 2023 | Organizzazione, Pensiero

Mi capita spesso di sentire frasi del genere:
«Arrivo presto in ufficio per fare…»
«Aspetto che tutti se ne vadano per concentrarmi…»
«Farò questa cosa nel weekend così non mi disturba nessuno…»

Questo paradosso nel svolgere il lavoro nei momenti di non lavoro si verifica spesso negli uffici con persone che iniziano molto presto o aspettano i momenti di solitudine della sera tardi o del fine settimana per occuparsi di certe attività senza il sovraccarico causato dalle comunicazioni.

In merito alle comunicazioni via email, abbiamo parlato della programmazione degli invii e ho voluto continuare con un approfondimento preso dal libro Un mondo senza email di Cal Newport.

Ottimizzare i momenti di lavoro per non passare il tempo aspettando la tranquillità

«L’oppressione della posta elettronica ha cominciato a emergere come un fattore di disturbo, un po’ alla moda, nei primi anni 2000, ma recentemente si è trasformata in un problema molto più serio, portando molte persone a un punto di saturazione. I momenti di effettiva produttività per molti si concentrano al mattino presto o alla sera o nei fine settimana, mentre le giornate lavorative si trasformano in continue fatiche di Sisifo contro le caselle di posta, in un approccio all’operatività che può essere unicamente una fonte di tormento.»

Valutare delle azioni, come delle riunioni veloci, per ridurre la quantità delle email

«Insieme i dipendenti discutevano di ciò che avrebbero fatto nelle ore successive. “Ogni persona parlava di tre aspetti: che cosa aveva fatto il giorno prima, che cosa avrebbe fatto quel giorno e quali problemi o ostacoli stava incontrando” mi ha detto Sean. “La riunione durava al massimo quindici minuti.” Poi tutti facevano qualcosa che nell’attuale epoca della connettività è diventato estremamente raro: lavoravano – semplicemente -, per diverse ore di fila, senza controllare l’email né i canali di messaggistica, fino alla fine del blocco di tempo.»

Definire dei limiti e delle modalità di comunicazione

«Per quanto riguarda i clienti, la compagnia adesso include nei contratti una sezione dove si descrive con chiarezza come i dipendenti interagiranno (e implicitamente come non interagiranno) con i clienti.»

«Un impiegato era arrivato persino a chiedergli di smettere di inviare email a tarda notte, perché sapere che i messaggi del capo continuavano ad accumularsi anche mentre dormiva lo agitava.»

Più tempo per selezionare le parole

«I ricercatori hanno scoperto inoltre che, quando sono sotto pressione, le persone rispondono alle email più velocemente, ma non meglio: un programma di analisi del testo chiamato “Linguistic Inquiry and Word Count” (Indagine linguistica e conteggio delle parole) rivela che è più probabile che le email scritte in situazioni di stress e ansia contengano parole che esprimono rabbia.»

Ridurre la reperibilità

«Contrariamente alle aspettative, la lieve riduzione della reperibilità non ha fatto sentire i consulenti meno produttivi; ha invece aumentato di oltre venti punti la percentuale di chi si percepiva “efficiente ed efficace”.»

Dimenticarsi del ritmo del computer e delle interazioni h24

«Il critico John Freeman riassume efficacemente il nostro rapporto con la posta elettronica quando osserva che con l’email “orientiamo l’attenzione meramente alla prestazione, diventiamo irritabili e incapaci di ascoltare, mentre cerchiamo di stare al passo con il computer.»

Dare retta a come ci fanno sentire le comunicazioni

«Più o meno allo stesso modo in cui il desiderio di cibo si accompagna a una sensazione di fame in sua assenza, così il nostro istinto sociale sperimenta un disagio e una sensazione d’ansia, se trascuriamo queste interazioni.»

Un mondo senza email è un libro che esplora il modo in cui l’uso eccessivo della posta elettronica ha influenzato il mondo del lavoro e propone strategie alternative per una comunicazione più efficace.

Gestire le cause che portano all’uso eccessivo della posta elettronica è importante per:

  • ridurre lo stress
  • lavorare meglio
  • regolare la dipendenza dalle email
  • rendere più semplice la “disconnessione”
  • evitare malintesi nella comunicazione

E questo libro, tra le altre cose, parte con una bellissima dedica:

«Possa il vostro futuro non essere condizionato dai messaggi di posta in entrata.»