Migliora il flusso di lavoro con la finestra di acquisizione rapida delle attività

15 Marzo 2024 | Note e appunti, Organizzazione

Il termine “finestra di acquisizione rapida” può avere diverse interpretazioni in base al contesto in cui viene utilizzato.

Può chiamarsi anche:

  • aggiunta rapida di attività
  • tasti di scelta rapida
  • quick capture o quick entry

E può fare riferimento ad alcuni di questi ambiti:

  • Screenshot rapido: una funzione che consente di acquisire un’immagine dello schermo o di una porzione di esso con un semplice comando da tastiera.
  • Acquisizione di dati: nei software di analisi o inserimento dati, la finestra di acquisizione rapida può essere un’area dedicata all’aggiunta o all’importazione di dati in modo rapido e semplice.
  • Fotografia: in ambito fotografico, può riferirsi alla modalità di scatto rapido presente su alcune fotocamere, che consente di acquisire una serie di immagini velocemente.
  • Note: può trattarsi di un widget o un web clipper in grado di fermare un’idea al volo.

Per quanto mi riguarda, nel mondo delle attività e di tutta la categoria di task manager che aiutano a ricordare scadenze e cose da fare, la finestra di acquisizione rapida è di grande aiuto.

finestra acquisizione rapida todoist

Di solito, si tratta di una piccola finestra che si attiva con delle scorciatoie da tastiera, quindi con una combinazione di tasti specifica che permette di inserire delle informazioni nello strumento di riferimento senza la necessità di tenerlo aperto.

La finestra di acquisizione rapida permette di catturare al volo idee, compiti e note in maniera istantanea, senza dover interrompere ciò che stai facendo.

Si tratta di una funzione che va oltre la mera velocità, offrendoti diversi vantaggi che fanno bene al tuo flusso di lavoro:

  • riduci il cambio di contesto, mantenendo il focus sul compito principale senza distrazioni;
  • proteggi la tua attenzione, evitando dispersioni di energia tra diverse attività;
  • liberi la mente, eliminando la preoccupazione di trattenere delle informazioni arrivate mentre stai facendo altro.

Lo stesso concetto si può applicare anche ai dispositivi mobile, grazie ai widget, alle app o anche ai comandi vocali che permettono di inserire dei promemoria con Siri, Alexa o Google Assistant.

La finestra di acquisizione rapida delle cose da fare si abbina molto bene al concetto di gestione della inbox. Infatti, non sempre riesco a inserire tutte le informazioni nel momento in cui si presentano. Magari non conosco ancora la data di scadenza o altri dettagli utili per svolgere il lavoro. O semplicemente sono nel bel mezzo di un incontro o appuntamento e non riesco ad aggiungere troppi dettagli. In questo caso, la sezione “in arrivo” o “inbox”, molto simile al concetto di inbox della posta elettronica, mi aiuta a parcheggiare lo spunto iniziale senza perdere troppo tempo.

Naturalmente, come puoi immaginare, la sezione “in arrivo” richiede una revisione costante e successiva all’inserimento. Quindi è fondamentale rientrare in seguito nel task manager per ripulire le cose da fare prese al volo. Significa assegnare i progetti se mancanti, definire le date per lo svolgimento dei lavori o aggiungere le altre informazioni rilevanti.

sezione in arrivo di todoist

Gli strumenti per aggiungere velocemente le cose da fare

Nel panorama dei software di gestione delle attività e dei promemoria, molti tool permettono di ricorrere alle finestre di acquisizione rapida, migliorando significativamente l’esperienza di utilizzo. Le modalità possono cambiare, ma il concetto rimane lo stesso.

  • Evernote: questo tool offre una funzione di acquisizione rapida molto intuitiva, che consente alle persone di creare nuove note rapidamente e di catturare idee, immagini e testi da qualsiasi applicazione senza interruzioni.
  • Todoist: la sua finestra di acquisizione rapida è estremamente versatile, con la possibilità di assegnare le attività a progetti specifici, impostare priorità e scadenze, tutto attraverso semplici comandi da tastiera.
  • Microsoft OneNote: permette di raccogliere informazioni in maniera rapida ed efficiente, facilitando l’organizzazione delle idee e delle informazioni raccolte durante il lavoro.

Sono solo alcuni esempi che dimostrano come una soluzione rapida di inserimento può essere di aiuto in diversi contesti d’uso, rendendo più fluida la gestione delle attività da svolgere.

Consigli per l’uso ottimale

Per massimizzare i benefici della finestra di acquisizione rapida, ecco alcuni suggerimenti pratici:

  • Personalizza le scorciatoie da tastiera: la maggior parte dei software che offre la finestra di acquisizione rapida permette di personalizzare le combinazioni dei tasti da selezionare per attivarla. Scegli combinazioni facili da ricordare e che non entrino in conflitto con altre scorciatoie già in uso altrove.
  • Rafforza la routine quotidiane: cerca di inserire l’uso della finestra di acquisizione rapida nelle tue abitudini quotidiane. Ad esempio, puoi usarla per catturare subito nuove idee per progetti o per annotare compiti da svolgere appena ti vengono in mente, evitando così di interrompere il flusso di lavoro.
  • Utilizza tag o categorie: quando inserisci nuove informazioni attraverso la finestra di acquisizione rapida, cerca di scrivere o indicare almeno la categoria o i tag specifici. Questo renderà più semplice la riorganizzazione successiva.
  • Revisiona regolarmente: imposta dei momenti fissi nella tua giornata o settimana per rivedere le informazioni raccolte. Questo è fondamentale per trasformare le idee e i compiti acquisiti in azioni concrete.
  • Sfrutta le funzionalità avanzate: prenditi del tempo per conoscere e approfondire le funzionalità avanzate degli strumenti che usi con più frequenza. Molte applicazioni permettono non solo di inserire testo, ma anche di aggiungere allegati, immagini, link, e altro ancora, sfruttando al massimo le potenzialità dello strumento stesso. Probabilmente, stai usando uno strumento all’1% delle sue potenzialità e in molti casi è un vero peccato.

Allenandoti a usare la finestra di acquisizione rapida, sarai in grado di sfruttare appieno le potenzialità dello strumento usato per gestire le attività da svolgere.