Dall’Ohio all’Ikea

24 Agosto 2021 | Organizzazione

Facciamoci caso:

  •  le liste funzionano se riportano le azioni da fare nel modo corretto;
  •  i progetti funzionano se sono chiari e se fanno risparmiare tempo;
  •  le email funzionano se vanno dritte al punto e se non lasciano spazio a dei malintesi.

Funzionano perché sono elementi retti da un corretto modo di comunicare.

Se il pensiero di ciò che vogliamo ottenere è chiaro, anche la comunicazione migliorerà di conseguenza.

Una comunicazione chiara permette di raggiungere quello che in inglese viene definito OHIO, Only Handle it Once, che può essere tradotto come gestiscilo (occupatene) solo una volta.

In questo concetto rientrano le capacità di identificare, completare, segnare, agire, organizzare le cose che succedono senza doverle gestire più volte perché lasciate in sospeso, non comprese, non segnalate.

Capita di perdere tanto tempo sulle email o sulle comunicazioni in generale perché non ci ricordiamo quanto richiesto e non prendiamo subito una decisione in merito.

Lavoriamo in assenza di intenzionalità e dovremmo limitare il tempo perso a capire se una cosa è già stata gestita o meno.

Come? Con lo stile organizzativo di un punto vendita Ikea…

  •  In un punto vendita troviamo uno scenario fatto di salotti, cucine, camere, bagni… che aiuta a capire che cosa potresti realizzare nella tua casa.

Per le comunicazioni significa dare uno scenario che permetta alle persone di immedesimarsi e di comprendere la visione d’insieme. Significa riuscire a parlare delle stesse cose perché “l’ambiente” è lo stesso ed è condiviso.

  •  In Ikea il percorso continua verso i singoli accessori divisi in reparti.

Scrivendo, significa passare alla definizione di richieste più specifiche e definite, qualcosa che possa completare lo scenario globale visto in precedenza.

  •  Il terzo blocco Ikea è dedicato al fai da te, alle persone che hanno già le idee chiare su cosa vogliono ottenere e vanno subito verso gli scaffali prescelti.

Questo blocco corrisponde agli allegati, ai link o alle informazioni tecniche che rendono le persone autonome.

  •  L’ultima sezione Ikea è quella dedicata all’angolo delle offerte, dei prodotti parzialmente danneggiati o invenduti.

Valuta bene se nelle tue comunicazioni ci devono essere elementi di questo tipo e chiediti sempre se puoi togliere qualcosa di superfluo.

Tutto questo per dire che il modo di comunicare può – deve – essere organizzato, proprio come qualsiasi altro aspetto lavorativo.