Principi chiave per organizzare il lavoro prima di andare in vacanza

25 Giugno 2024 | Organizzazione

Vacanze sì, vacanze no. Al di là delle scelte personali, è importante allenare la capacità di sapere cosa chiudere e cosa rimandare post periodo estivo.

«Ma sì, tanto c’è tempo prima delle vacanze…»

Ed ecco arrivare il caos, fino all’ultimo giorno e subito dopo il rientro. Senza, di fatto, mai staccare davvero con la mente.

Prima regola per andare in vacanza senza il sovraccarico

Basterebbe partire da qui: analizzare, memorizzare e imparare ciò che ha o non ha funzionato nelle situazioni passate, per evitare i soliti errori di organizzazione arrivando sempre all’ultimo minuto.

Seconda regola per delegare con serenità a chi rimane

Coltivare trasparenza e fiducia con il gruppo di lavoro: due ingredienti che ci aiutano a staccare dal lavoro senza quel filo che tiene agganciata la nostra mente a quella brutta sensazione di avere qualcosa di irrisolto da gestire.

Da un punto di vista organizzativo, la trasparenza si ottiene con:

  1. Un unico posto digitale in cui trovare ciò che serve quando serve.
  2. Delle regole per comunicare in modo chiaro.
  3. La condivisione delle informazioni collettive, ma anche l’assegnazione individuale a ogni attività.
  4. La visione d’insieme, ma anche la responsabilità personale (sapere chi fa cosa).
  5. Un processo per svuotare la mente a livello collettivo. Come? Pensando con il team con delle riunioni specifiche in cui si svuota la mente da tutto il caos accumulato.
  6. Le procedure scritte. Il mondo dei team è in continua evoluzione, non sono sempre fissi come un tempo, sia in termini di persone che cambiano sia in termini di modalità ibride. È impensabile perdere troppo tempo a spiegare sempre le stesse cose ed ecco perché servono delle guide operative pronte all’uso.

Per il secondo ingrediente, la fiducia, basterebbe:

  • Fare quello che si dice.
  • Avvisare quando non si riesce.
  • Rinegoziare per tempo quanto concordato per evitare il caos.

Se si riduce il caos, il team lavora meglio e, come conseguenza diretta, si rafforzeranno anche l’identità, il senso collettivo, la cultura e le aspettative del team stesso, fiducia compresa.

Il fine, soprattutto prima delle vacanze, è quello di avere il quadro di tutto ciò che è aperto avendo ben chiara quale sarà la prossima azione.

Di fronte ai progetti e ai punti intermedi da raggiungere, ci si dovrebbe lasciare segnando il prossimo passo come se fosse una briciolina di pane che è lì ad aspettarci.

Lasciamo le bricioline di pane per l’estate

Il punto è questo: invece di correre, correre, correre per sistemare ogni cosa pensando al riposo futuro, proviamo a identificare dei “segnalibri” da lasciare per riprendere le cose in sospeso con la giusta serenità.

Per darti alcuni spunti:

  • sistemare il tool usato per progetti e attività;
  • ripulire il Drive mettendo in evidenza le cartelle con le cose in sospeso;
  • prendere nota delle liste “autunnali”;
  • ragionare sulle priorità e iniziare a distribuire meglio le scadenze;
  • evitare di andare a sentimento pensando di riuscire a fare tutto;
  • dare retta al calendario e alle ore effettivamente lavorate;
  • ricordarsi lo storico, ovvero cosa è successo negli anni precedenti e cosa possiamo fare per evitare di rivivere situazioni stressanti che si ripresentano.

Prendiamoci del tempo per capire come possiamo lasciare le cose in sospeso per riprenderle nel modo più naturale possibile, senza ansia o eccessive preoccupazioni. Proviamo a rendere più semplice la ripresa del lavoro dopo un’interruzione.

Buone vacanze!

E se ti sembra di non riuscire mai a staccare dal tuo telefono, leggi qui.