Il task manager, o gestore delle attività, è uno strumento utile per organizzare i compiti da svolgere e suddividere il carico di lavoro quotidiano.
La maggior parte degli strumenti che rientrano in questa categoria offre una vista calendario molto semplice da usare e intuitiva, che facilita l’organizzazione della settimana successiva.
Questo perché, il venerdì o comunque verso la fine della settimana in corso, è utile prendersi un momento per guardarsi indietro e vedere cosa ha funzionato, cosa è andato storto e quali sono le attività rimaste in sospeso.
Le attività incomplete possono essere:
- eliminate se non più necessarie;
- divise a loro volta in più passaggi se troppo complesse;
- delegate ad altre persone se non riusciamo a svolgerle;
- pianificate di nuovo nella settimana successiva.
Oltre a guardare la settimana appena finita, è utile iniziare a organizzare la settimana successiva. Ed è qui che la gestione a blocchi gioca un ruolo fondamentale.
È possibile, infatti, disegnare la propria settimana, decidendo la durata e la priorità delle attività, e identificare quelle ripetitive o meno urgenti, che possono essere raggruppate in blocchi di tempo dedicati.
Il time blocking difende dal lavoro superficiale e improvvisato, grazie alla gestione a blocchi delle attività, ma anche al concetto di blocco del tempo. Significa, infatti, riuscire a bloccare ciò che è più rilevante nei momenti migliori che abbiamo a disposizione. Quei momenti, i gettoni d’oro, che possiamo difendere e usare come ore di piena concentrazione, di focus assoluto.
Questo metodo non solo migliora la gestione del tempo, ma aiuta anche a definire chiaramente le priorità settimanali, lasciando spazio per eventuali imprevisti.
Disegnare la settimana ci permette anche di avere dei chiari limiti, perché a un certo punto vedremo molto chiaramente che non avremo più spazio per continuare ad aggiungere altre attività.
Sfruttare al meglio le funzionalità di un task manager, come Todoist o qualsiasi altro strumento simile, può trasformare il modo in cui organizziamo il nostro lavoro. Ci abitua a riflettere su cosa abbiamo svolto e migliora la pianificazione futura, rafforzando il nostro approccio alla gestione settimanale delle attività.
Una volta completata la pianificazione settimanale, è opportuno dedicare qualche minuto ogni sera a rivedere il programma del giorno successivo. Questo permette di verificare l’organizzazione e apportare eventuali modifiche necessarie.
Se non sai quante attività inserire nel calendario per ogni giorno, parti con delle piccole regole
Proprio come questa scala di priorità che ti aiuta a identificare per ogni giorno:
- un’attività importante e intensa;
- tre attività di media importanza e media intensità;
- cinque attività più piccole e leggere.
In alcuni giorni riuscirai a fare tutto.
In altri no per mille motivi. Anche se non andrà sempre bene, è importante allenarsi per proteggere e svolgere almeno l’attività numero uno, quella più importante.
E andrà bene così perché avrai svolto la priorità.
Prova anche a fare un’analisi del tuo sistema di produttività con il metodo delle cinque aree.
Tra i tool disponibili sul mercato, Todoist è semplice e immediato, risultando efficace già nella sua versione gratuita, anche se dà il meglio nella versione Pro grazie alla funzione Calendario.
Vediamo alcune logiche di utilizzo che si possono replicare anche altrove:
