Organizzare i file significa costruire una base solida per lavorare meglio, ritrovare quello che ti serve al momento giusto e fare spazio, sul computer e nella testa.
Per anni abbiamo a pensare – e continuiamo a farlo – ai file come a dei fogli dentro le cartelle e alle cartelle come a dei cassetti dentro una scrivania. Un sistema gerarchico, ordinato e rassicurante.
Ma oggi i sistemi operativi sono molto più intelligenti e, infatti, possiamo cercare per nome, estensione, tag, data, o contenuto del file.
Ma perché funzioni, bisogna dare nomi ai file che abbiano senso. E magari aggiungere tag quando la piattaforma o il software lo permette.
Dal mio punto di vista, le cartelle sono ancora fondamentali, non tanto (o non più) per ritrovare le informazioni ma per coltivare il concetto di igiene digitale, una sorta di ordine e pulizia che fa bene alla nostra mente quando si trova davanti degli spazi – anche digitali – in armonia.
Perché le cartelle sono ancora utili (soprattutto sul telefono)
Senza dubbio le cartelle sono necessarie nel telefono per raggruppare meglio le app evitando di lasciare le icone libere e disperse tra troppe pagine (schermate). Soprattutto se le app disperse sono quelle che ci fanno perdere più tempo. E ne abbiamo parlato in merito al telefono e al minimalismo per ridurre la dipendenza dallo smartphone.
In generale, le cartelle non ci salvano da nomenclature pessime, alla “file_def_def_finale_buona2_OK_ver5.doc”.
Due approcci alla ricerca dei file e delle cartelle
Facendo un discorso molto generale, ci sono due approcci principali per ritrovare file e cartelle:
- Chi naviga tra le cartelle: preferisce aprire il file system e muoversi all’interno della struttura ad albero delle cartelle. È l’approccio di chi ama memorizzare i percorsi e si trova meglio visualizzando la struttura dei file in modo ordinato e gerarchico.
- Chi usa sempre la barra di ricerca: non ricorre quasi mai alla struttura delle cartelle, almeno non direttamente, ma trova tutto digitando i termini nella barra di ricerca. È l’approccio di chi preferisce un’organizzazione più flessibile e non si preoccupa troppo della posizione esatta dei file.
Specifichiamo che non c’è un modo giusto o sbagliato di procedere e c’è anche chi segue entrambe le strade.
Come ragioni quando vuoi organizzare i file?
Quale logica prevale:
- Nome o data?
- Cliente o progetto?
- Area aziendale o persona responsabile?
La direzione che prenderai per la tua organizzazione digitale dovrà portarti verso qualcosa di facile da usare, da ritrovare in seguito e da archiviare quando non serve più.
Si parla di nomenclatura o convenzioni di denominazione? Qual è la differenza?
La nomenclatura dei file fa riferimento all’azione o al processo di assegnare nomi ai file al momento della creazione o dell’archiviazione.
È la pratica che si segue quando si vuole dare un nome specifico a un file per identificarlo e distinguerlo dagli altri.
Le convenzioni di denominazione dei file, invece, ci aiutano ad attribuire dei nomi migliori. Sono un insieme di regole e linee guida che stabiliscono come formare i nomi dei file, con il fine di mantenere una struttura organizzata e facilmente comprensibile.
Le convenzioni stabiliscono gli standard per la scelta di determinati elementi nel nome del file, come l’uso di prefissi, date, codici di progetto, sigle e altro. Hanno quindi lo scopo di sostenere l’organizzazione, la chiarezza e la coerenza nel modo in cui vengono assegnati i nomi all’interno di un sistema di lavoro. In tutte le stanze digitali che si usano, che si tratti del computer, del cloud o del server aziendale.
Per riassumere, la nomenclatura dei file si riferisce all’atto di assegnare un nome a un file specifico, mentre le convenzioni di denominazione dei file riguardano le regole e le linee guida generali seguite per determinare come i nomi dei file dovrebbero essere formati, con l’obiettivo di facilitare l’organizzazione e la ricerca dei documenti.
- Nomenclatura = l’atto di assegnare un nome.
- Convenzioni di denominazione = gli standard che guidano come dare il nome.
Come scegliere nomi dei file leggibili ed efficaci
Volendo tracciare tre caratteristiche, i nomi dovrebbero favorire:
- la leggibilità e la ricerca tramite computer (andare d’accordo con la tecnologia);
- la leggibilità e la ricerca umana (andare d’accordo con noi);
- l’ordine predefinito delle cartelle (andare d’accordo con la classificazione alfabetica, numerica, per estensione o per data).
Un nome funziona quando si riesce a riconoscere il contenuto di un file, almeno a grandi linee, senza aprirlo.
I sei tipi più comuni di convenzioni di denominazione
- Snake Case: le parole sono separate da underscore “_” (il trattino basso usato come carattere di sottolineatura). Ad esempio, “report_trimestrale_2025.txt”.
- Kebab Case: le parole sono separate da un trattino “-” (il simbolo del meno, molto usato negli indirizzi url dei siti web). Ad esempio, “report-trimestrale-2025.txt”.
- Camel Case: le parole sono scritte vicine, senza separatori, con l’iniziale di ciascuna parola in maiuscolo, tranne la prima. Ad esempio, “reportTrimestrale2025.txt”.
- Pascal Case: le parole sono scritte insieme con l’iniziale di ciascuna parola in maiuscolo. Ad esempio, “ReportTrimestrale2025.txt”.
- Lowercase (o anche Flat Case): tutte le lettere sono in minuscolo, senza separatori. Ad esempio, “reporttrimestrale2025.txt”.
- Uppercase: tutte le lettere sono in maiuscolo, senza separatori. Ad esempio, “REPORTTRIMESTRALE2025.TXT”.
Altri elementi da definire nella tua convenzione per organizzare i file
Quando si parla di dare dei nomi ai file, è importante prendere decisioni chiare su alcuni aspetti che all’inizio sembrano secondari… ma che a lungo andare fanno risparmiare un sacco di tempo.
Maiuscole o minuscole? Decidi se usare sempre le minuscole, se mantenere le iniziali maiuscole o se alternarle. La coerenza e la costanza qui sono tutto, più che lo standard in sé.
Stessa cosa per le abbreviazioni, acronimi, sigle e codici: è meglio stabilire in anticipo quali usare e in che forma. Altrimenti si finisce con “doc”, “documento”, “docum”, “DOC”… e addio ordine. Anche con numeri, dati e simboli serve un po’ di chiarezza per capire se vuoi scrivere la data come 2025-04-02 o 02_04_25? Con i trattini o con gli underscore? E i simboli speciali? Meglio evitarli o usarli con criterio? I numeri come 001 o 01?
Insomma, ti consiglio di scrivere le tue regole, anche in modo semplice:
- Come vuoi scrivere i numeri e le date.
- Quali caratteri usare (e quali evitare del tutto).
- Quali parole non vuoi vedere nei nomi file (come preposizioni o articoli).
Un piccolo sforzo all’inizio per un’organizzazione molto più solida nel tempo.
Come creare una guida personalizzata per nominare i file
Uno dei passaggi più sottovalutati ma più preziosi per migliorare l’organizzazione digitale è creare una propria guida di denominazione dei file. In questo caso intendo un insieme di regole chiare e condivise che ti aiutano a essere coerente ogni volta che salvi qualcosa.
E vale sia nel lavoro individuale che in quello di squadra. Avere delle regole ti permette di risparmiare tempo, evitare doppioni, riconoscere al volo ciò che ti serve e ridurre il caos digitale, senza il rischio di rifare dei lavori o di sovrascrivere dei documenti importanti.
È come avere una bussola: sai sempre dove stai andando, anche quando i file si accumulano o passano mesi tra un progetto e l’altro.
Nel lavoro collettivo, le regole diventano ancora più importanti. Senza degli standard, diventa impossibile ritrovare le cose e si finisce per perdere tempo a chiedersi: “Ma dov’è quel documento?”, “Com’era chiamato?”, “Chi l’ha salvato?”, “È la versione più recente?”. Una guida condivisa, invece, aiuta il team a parlare la stessa lingua, facilitare il passaggio di consegne, semplificare la ricerca e ridurre gli errori.
La domanda di partenza è semplice: che regole vuoi darti (o volete darvi) per nominare i file in modo chiaro e coerente?
Pensa a cosa includere nel nome, come separare le parole, quali elementi evitare perché inutili, ridondanti o fuorvianti. E soprattutto: metti queste regole nero su bianco, così non restano solo nella tua testa.
Anche un documento di poche righe può fare la differenza, soprattutto se lo usi come base per migliorare nel tempo o per far partire un progetto comune con un buon livello di organizzazione fin da subito.
Se vuoi costruire un sistema su misura per te, puoi dare un’occhiata al corso completo Organizza file e cartelle del tuo computer.
Organizzare i file è un modo per lavorare meglio, con più chiarezza e meno stress.
