Quando e come organizzare i contatti: il CRM

1 Ottobre 2021 | Organizzazione

Tra i vari commenti ricevuti nel corso del tempo, c’è una richiesta interessante che riguarda la gestione delle anagrafiche.

Tema molto ampio perché si può passare in un attimo dalla sola registrazione di un contatto fino alla sua completa gestione commerciale.

Come si organizzano i contatti e quando diventa fondamentale l’uso di un CRM?

Prima di passare ai vari strumenti e alle diverse possibilità di organizzazione dei dati digitali, vediamo intanto che cos’è un CRM.

Ho usato diversi CRM in aziende molto strutturate e si trattava di moduli completamente personalizzati. Per spiegare di cosa si tratta, ricorro a paragoni molto semplici; non certo per sminuire l’argomento o per semplificarlo in modo eccessivo, ma per rendere il tutto più chiaro.

Un Customer Relationship Management serve per gestire il ciclo di vita di un cliente. Cliente in senso ampio, da quando non è ancora cliente a quando non lo sarà più.

A volte, un tool di questo tipo viene usato solo come anagrafica, ma dietro un CRM c’è un mondo da scoprire che è strettamente legato al concetto di pipeline.

Immagina di essere a una mostra e di iniziare a parlare con uno sconosciuto. Arriva la domanda che cosa fai nella vita e questa persona mostra interesse alla risposta che dai. Ti lascia il suo biglietto da visita che dal tuo punto di vista potrebbe diventare un lead.

Nei giorni successivi, i contatti proseguono e quello che era uno sconosciuto ti chiede una proposta commerciale trasformandosi in prospect. In seguito, ci saranno delle trattative che porteranno al rifiuto o alla conferma del lavoro.

Tutto quello che succede dal primo incontro alla conclusione viene inserito nel CRM:

  • come storico;
  • come strumento di collaborazione con altri membri del team (perché diverse fasi potrebbero essere seguite da diverse persone);
  • come base per inserire altre proposte commerciali;
  • come punto di analisi dell’andamento generale delle trattative;
  • come studio delle varie fasi di vendita (budget, tempistiche, ecc.).

La funzione di un CRM non si conclude con la chiusura della proposta commerciale perché sarà utile per gestire il cliente anche in seguito alla conferma (ticket aperti, problemi, comunicazioni varie, aggiunte o modifiche verranno inseriti nella scheda del cliente; nei CRM più evoluti saranno gli stessi clienti ad aprire e a monitorare i propri ticket).

Ecco che iniziamo a definire l’importanza di avere un unico strumento che permetta di costruire tutto questo. E, soprattutto, come prima cosa è fondamentale capire se ti serve una cosa del genere per non addentrarti in tool non utili al tuo flusso di lavoro.

Se usi Notion, qui trovi un esempio su come gestire i contatti in questo strumento.