La maggior parte delle email di lavoro ruota intorno a:
– fornire informazioni
– richiedere informazioni
– richiedere azioni
La brevità dovrebbe appartenere a tutte le tipologie e una regola importante da seguire prevede di non andare oltre l’above the fold.
L’above the fold è quella parte superiore di una pagina web che è visibile senza dover scorrere più sotto. Si tratta della porzione di informazioni che si vede subito in apertura, come primo impatto e senza fare click o muovere il mouse.
È un’espressione che prende il nome dai quotidiani che venivano piegati a metà e che riportavano la notizia più importante nella parte superiore della piega (above the fold). Era – ed è – lo spazio più importante, con l’obiettivo di convincere le persone a comprare il giornale.
Per le comunicazioni professionali vale lo stesso principio legato alla gestione dello spazio più importante.
I testi delle email vanno organizzati anche quando non è possibile mantenere la brevità.
Quello che va sfruttato, anche per la posta elettronica, è l’above the fold, ovvero fare in modo che il fine del messaggio sia chiaro senza dover scorrere il testo o senza dover cliccare. Quindi, in caso di email necessariamente lunghe, prima la sintesi o la richiesta e poi la storia infinita.
Un’attenzione di questo tipo evita di allungare il brodo rischiando di trasformare i testi professionali in una serie TV con mille stagioni.
Per migliorare la gestione della posta elettronica, ho realizzato il corso completo per gestire le email.
