Perché il time blocking è così importante

2 Luglio 2021 | Organizzazione

Per time blocking si intende la creazione di specifici blocchi di tempo da riservare ad ogni attività. Invece di completare le cose da fare ogni volta che si hanno degli spazi a disposizione, si pianifica in anticipo il tempo sul calendario creando dei veri e propri blocchi con un inizio e una fine.

I vantaggi principali sono quattro:

  • riuscire a costruire la giornata attorno alle priorità;
  • riuscire con più facilità a dire di no alle non priorità avendo già tutto programmato in anticipo;
  • riuscire a fare stime reali dell’impegno richiesto dalle varie attività;
  • riuscire ad avere tutte le cose da fare in un unico posto.

Un esempio: invece di accettare gli inviti alle riunioni ogni volta che le persone li inviano, è possibile bloccare tutti i lunedì, mercoledì e venerdì per lavorare alle attività e lasciare i martedì e i giovedì aperti per pianificare le riunioni.

Il passaggio successivo prevede di suddividere le grandi sezioni di lunedì, mercoledì e venerdì in attività specifiche sulla base delle priorità, delle caratteristiche delle cose da fare e della propria energia.

Uno dei problemi principali dei calendari di molte persone è quello di servire solo per segnare le interruzioni. Proprio come scrive Eric Barker, l’autore di Barking Up the Wrong Tree:

«Molti di noi usano i calendari in modo sbagliato: non programmano il lavoro, ma solo le interruzioni. Le riunioni vengono programmate. Le telefonate vengono programmate. Gli appuntamenti dei dottori vengono programmati. Sai cosa spesso non viene programmato? Il lavoro reale. Tutte le altre cose sono distrazioni e spesso sono il lavoro di altre persone ma sono le prime cose che vengono segnate.»

Se non metti il lavoro nel calendario rischi che vada in secondo piano rispetto a tutto il resto.

Il time blocking ti difende dal lavoro superficiale

Quando raggruppi e inserisci in un blocco di tempo il lavoro meno importante, stai fissando dei limiti chiari. Sarai in grado di gestire meglio anche questa parte di attività e riuscirai a proteggere il resto della giornata riservandola a lavori di maggiore impatto. Riuscirai anche a riunire in blocchi specifici le attività secondarie, mantenendole separate dal resto.

Sembra semplice, ma purtroppo il problema principale che vedo è questo: molte persone organizzano la settimana a blocchi, senza poi rispettare quanto pianificato. Non guardano più l’agenda.

Questo meccanismo crea almeno due problemi:

  • non riuscire a portare a termine quanto preventivato;
  • generare un circolo vizioso che scoraggia le pianificazioni successive rendendole inefficaci.