La prima volta che ho sentito usare l’espressione secondo cervello (più precisamente second brain) stavo seguendo l’intervista di Tiago Forte sul suo corso Building A Second Brain.
Esperto di produttività , fondatore di Forte Labs e autore di libri e articoli, Forte è partito dal metodo Getting Things Done, di David Allen, cercando di definire un sistema non solo di archiviazione, ma di gestione delle idee. Se hai già letto il mio libro, lo riconoscerai visto che ne ho già parlato.
Siamo nell’ambito della gestione della conoscenza che prevede di mettere insieme e far collaborare:
- sistema: l’insieme strutturato di strumenti, metodologie e strutture che si usano per organizzare, conservare e accedere alle informazioni (l’architettura complessiva che supporta la gestione della conoscenza e delle attività).
- processo: una serie di azioni o passaggi specifici che si svolgono all’interno del sistema per raggiungere determinati obiettivi (i processi comprendono le routine e le procedure operative che rendono funzionale il sistema).
«Un secondo cervello non è solo un archivio digitale di conoscenza, ma un’estensione della mente, un fedele confidente e partner di pensiero.» (Tiago Forte)
Mi piace molto l’idea di avere degli strumenti di pensiero fuori dalla nostra mente, non dei semplici raccoglitori, ma dei partner che aiutano a definire un sistema e un processo per gestire l’enorme quantità di informazioni a nostra disposizione.
L’intento è quello di conservare solo ciò che è davvero di nostro interesse in modo organizzato, ma soprattutto favorendo il conseguente sviluppo creativo e il nostro pensiero (il nutrimento della mente).
«Per ottenere la conoscenza, aggiungi cose ogni giorno. Per ottenere la saggezza, rimuovi le cose ogni giorno.» (Lao Tzu)
La metodologia comprende sistema e processo per organizzare le informazioni
Tornando al concetto di secondo cervello come metodologia di gestione della conoscenza, possiamo dire che aiuta ad acquisire, organizzare e recuperare informazioni in modo efficace.
È un termine che suggerisce di creare un’estensione digitale del nostro vero (primo) cervello per archiviare e accedere alla grande quantità di informazioni che si incontrano quotidianamente.
Quando si tratta di costruire un sistema e un processo che facciano da secondo cervello, non esiste una soluzione giusta o sbagliata.
Ciò che conta consiste nel definire la strada e l’organizzazione da far fare alla nostra conoscenza, quali logiche stabilire, quali app e flussi di lavoro si adattano a te e alle tue esigenze specifiche.
Per capire cosa intendo e mentre crei il tuo metodologia, può essere utile vedere i sistemi di altre persone come ispirazione.
«Per essere in grado di utilizzare le informazioni che consideriamo importanti, abbiamo bisogno di un modo per impacchettarle e inviarle nel tempo al nostro io futuro.»
Gli esempi che mostro nel video che trovi più sotto, si basano sulla scelta degli strumenti e sulle modalità di gestione delle informazioni che partono da:
- GTD – Getting Things Done, di David Allen.
- PARA – Project, Area, Resource, Archive, di Tiago Forte.
- Zettelkasten di Niklas Luhmann.
- Diverse personalizzazioni che non rientrano in un metodo specifico.
GTD e PARA vanno molto d’accordo e, pur avendo dei punti in comune, capire le differenze permette di integrarli nella stessa metodologia fatta di sistema e processo.
Le principali differenze tra GTD e PARA
- Obiettivi diversi:
- GTD si concentra sulla gestione delle attività e del tempo.
- PARA si focalizza sulla gestione delle informazioni.
- Approccio diverso:
- GTD fornisce un processo dettagliato per catturare e completare le attività.
- PARA offre una struttura completa per organizzare e archiviare le informazioni.
Il metodo GTD è un processo che aiuta a gestire le attività e gli impegni attraverso cinque fasi:
- Cattura/raccogli tutto ciò che richiede la tua attenzione (idee, compiti, progetti).
- Processa/esamina/chiarisci queste informazioni per determinare le azioni specifiche.
- Organizza le azioni in categorie come Prossime azioni, Progetti, In attesa di, ecc.
- Rivedi/verifica regolarmente il processo per mantenere tutto aggiornato.
- Esegui/fai/agisci le azioni in base alle priorità e al contesto.
Il fine è di migliorare la gestione del flusso di lavoro e delle attività da fare.
Il metodo PARA è un sistema per organizzare le informazioni e le risorse in modo coerente attraverso quattro suddivisioni principali:
- Progetti: obiettivi a termine con risultati specifici.
- Aree di responsabilità: ambiti della tua vita che richiedono attenzione continua (es. salute, finanze).
- Risorse: temi di interesse generale o materiali di riferimento senza scadenza.
- Archivio: tutto ciò che non è attualmente attivo ma che è importante conservare.
Il fine è di organizzare le informazioni per un facile accesso e recupero, grazie a una struttura uniforme attraverso tutte le piattaforme e gli strumenti che utilizzi.
La collaborazione tra GTD (azione) e PARA (informazione) permette di:
- GTD: gestire cosa fare e quando farlo.
- PARA: organizzare dove e come mettere le informazioni correlate.
Per quanto riguarda lo Zettelkasten, si tratta di un metodo di gestione della conoscenza che aiuta a prendere note e appunti, con un sistema di riferimenti incrociati. Come fine ha quello di creare una rete di conoscenze che facilita la generazione di nuove idee e approfondimenti. Per capire meglio come funziona, qui ho parlato di come organizzare la conoscenza e sviluppare idee con l’archivio di Niklas Luhmann.
Gli strumenti migliori per costruire il tuo secondo cervello
Nel video troverai diversi stili e strumenti, dalle persone che usano un unico tool per gestire quasi tutto da altre che ricorrono a più tool dividendoli per scopo e funzioni.
Come detto, non esiste un’unica modalità, ma è importante evitare di saltare in continuazione da un tool all’altro alla ricerca del sistema perfetto.
Guarda questi due esempi molto diversi.
1. Notion per gestire tutte le aree
2. Un insieme di tool diversi che creano un ecosistema
Le categorie dei tool per il tuo second brain e le attività da svolgere
Al di là del o degli strumenti usati, le categoria utili possono essere le seguenti che, ripeto, sono sempre da adattare alle tue preferenze e necessità.
- Strumento per la cattura delle informazioni
- Esempi: Evernote, OneNote, Notion…
- Funzione: permettere di raccogliere rapidamente note, idee, articoli web e qualsiasi informazione che desideri conservare.
- Gestione delle note
- Esempi: Obsidian, Roam Research, Notion, Evernote…
- Funzione: consentire di organizzare le informazioni in modo strutturato e interconnesso, facilitando il recupero e la connessione tra le idee.
- Gestione di attività e progetti
- Esempi: Todoist, Asana, Trello, Notion…
- Funzione: aiutare a pianificare, tracciare e gestire le tue attività e i tuoi progetti, mantenendo il focus sugli obiettivi.
- Strumento per la lettura, la conservazione e l’annotazione
- Esempi: Pocket, Instapaper, Readwise, Inoreader, Feedly…
- Funzione: permettere di salvare articoli o documenti per la lettura successiva, evidenziare parti importanti e prendere delle note per futuri approfondimenti.
- Cloud storage
- Esempi: Google Drive, Dropbox, OneDrive
- Funzione: fornire uno spazio per archiviare file e documenti, accessibili da qualsiasi dispositivo.
- Calendario e pianificazione
- Esempi: Google Calendar, Outlook Calendar, Fantastical
- Funzione: aiutare a gestire gli impegni, le scadenze e a pianificare il tuo tempo in modo efficace.
- Mind Mapping e strumenti creativi
- Esempi: MindMeister, XMind, Miro, Canva…
- Funzione: facilitare la visualizzazione di idee e concetti attraverso mappe mentali e diagrammi.
Mantenere una selezione coerente e costante di tool ti aiuterà a evitare di perdere tempo nel passare da uno all’altro alla ricerca del sistema perfetto.
Ecco il video con alcuni esempi:
La metodologia come chiave per liberare la mente
Avere a disposizione una serie di strumenti è importante, ma ciò che davvero fa la differenza è adottare una metodologia solida che unisca sistema e processo.
Un sistema ben strutturato organizza le informazioni, mentre il processo definisce come interagiamo con esse quotidianamente. Insieme, creano una collaborazione che libera la nostra mente dal sovraccarico di dati e ci restituisce il tempo per pensare in modo creativo, elaborare idee, innovare e migliorarci come persone.
Pensaci: quando la mente non è costantemente impegnata a ricordare scadenze, appunti sparsi o informazioni disorganizzate, ha lo spazio per approfondire nuovi concetti e collegamenti.
Significa liberare spazio mentale per processi più complessi e creativi.
Come l’esercizio fisico regolare rafforza i muscoli, dedicare tempo al pensiero profondo e coerente rafforza la nostra capacità di concentrazione.
Non servono attrezzature costose o abbonamenti: basta creare spazio nella nostra routine e impegnarci con costanza.
