Parliamo di termini che si ritrovano spesso negli strumenti legati al flusso di lavoro, alla gestione dei progetti e alla condivisione di informazioni con altre persone.
Di cosa si tratta esattamente?
Vediamo alcuni principi di base che ci aiuteranno a organizzare meglio le informazioni negli strumenti utilizzati.
Ma, soprattutto, che cosa c’entra l’imbuto?
Facendo un parallelo tra mondo digitale e mondo fisico, potremmo dire che i principali strumenti dedicati ai progetti sono composti da:
Workspace (spazio di lavoro)
È l’ufficio da usare come base per riunire i collaboratori, per parlare dei lavori aperti, per invitare i clienti a discutere solo su determinate cose. Ci sono persone che devono vedere tutto e quindi hanno accesso a tutte le scrivanie, ci sono persone che possono sedersi solo ad alcune scrivanie e poi ci sono gli ospiti occasionali che possono vedere cosa succede su una scrivania, ma senza sedersi per lavorare.
Project (progetto)
Corrisponde ai lavori aperti che vengono ideati dalle persone sedute alle scrivanie. Si tratta di qualcosa da completare in un arco temporale definito e che, una volta fatto, porterà degli aspetti positivi significativi: clienti soddisfatti, aumento del fatturato, nuovi progetti, visione aziendale rispettata, e così via.
Task (attività)
Equivale alla singola azione che la persona incaricata deve completare per contribuire allo stato di avanzamento di un progetto.
Tutto questo portato nel mondo digitale significa creare nello strumento scelto uno spazio di lavoro che abbia la funzione di contenitore (in grado di rispecchiare la logica di un ufficio o di un’area). All’interno di questo spazio (o più spazi) verranno inseriti i progetti che, a loro volta, porteranno alla definizione delle attività (le persone sedute alle scrivanie che parlano dei progetti aperti).
Possiamo dire, quindi, che lo spazio di lavoro è quell’elemento che raccoglie le persone e i progetti. Le persone che entrano nello spazio di lavoro avranno diversi permessi (diversi badge) per lavorare su tutto (tutte le scrivanie) o solo per vedere alcune cose (l’ospite).
Alcuni strumenti usano il concetto di “organizzazione” al posto di “spazio di lavoro”. La differenza principale consiste nell’aggiunta delle persone, in quanto un’organizzazione riunisce i collaboratori che hanno in comune la posta elettronica aziendale. E i collaboratori vengono suddivisi in diversi team a seconda delle aree.
Il vantaggio di avere strutture di questo tipo è quello di riuscire a controllare meglio i progetti aperti. Ad esempio, entrando in uno spazio di lavoro si avrà la panoramica dei progetti e del loro stato di avanzamento. Si potranno impostare dei filtri per selezionare le attività assegnate indipendentemente dal progetto di appartenenza.
Non tutti gli strumenti usano gli stessi termini, ma il concetto di elementi a cascata riguarda la maggior parte dei tool in circolazione. In ogni caso, comprendere la logica aiuta a organizzare meglio il lavoro e a impostare le cose da fare.