Quali sono le obiezioni più comuni quando si parla di organizzazione e delega? Ne ho raccolte sei tra quelle che sento ripetere più spesso.
Sto benissimo nel mio disordine
Andiamo per gradi, procediamo con (dis)ordine.
Il disordine in sé non è necessariamente negativo e, in alcune fasi della crescita, può aiutare a formare il carattere, a conoscersi, a trovare la propria unicità e a distinguersi. Significa sperimentare, creare, trasformare.
In ambito lavorativo, se riusciamo a trovare ciò che ci serve quando ci serve – senza invocare la volta celeste in ordine alfabetico e senza rifare due o tre volte lo stesso lavoro – non vedo particolari problemi.
Gli aspetti negativi legati al disordine subentrano quando:
- collaboriamo con altre persone che non condividono il nostro approccio;
- perdiamo tempo su attività irrilevanti perché manca un metodo organizzato;
- proviamo fastidio e malessere nel vedere il caos attorno a noi.
A volte, la frase “sto benissimo nel mio disordine” è la strada che scegliamo quando il pensiero di rivedere il nostro spazio, fisico e digitale, ci crea ansia o una sensazione di eccessivo sovraccarico. Questi segnali richiedono di fermarsi, fare spazio e imparare a lasciar andare qualcosa. Riflessioni che sono più facili da nascondere sotto il tappeto chiamato disordine.
Sono una persona creativa, tutta questa organizzazione toglie spontaneità al mio lavoro
«La fantasia è come la marmellata, bisogna che sia spalmata su una solida fetta di pane» (Italo Calvino)
La solida fetta di pane è il vostro metodo di lavoro organizzato.
Che cosa vuol dire?
Dopo aver organizzato la parte noiosa, come le procedure, le liste operative, l’agenda, le cose da fare, l’archiviazione, la denominazione dei file, le condivisioni… significa avere moooooolto più tempo e spazio per pensare, permettendo alla mente di vagare, fare nuove connessioni e riconoscere queste connessioni. Per certi versi, fare felici scoperte.
Non esiste un approccio organizzato unico per tutte le persone. Dal caos fuori controllo agli ambienti che sembrano degli studi medici, ci sono tante sfumature organizzate che possiamo adottare.
L’organizzazione non è nemica della spontaneità; piuttosto, è il continuo accumulo dell’operatività, che non ci lascia nemmeno il tempo di capire se la strada che stiamo percorrendo sia quella che vogliamo davvero.
La mente ha bisogno di spazio per la spontaneità e non deve essere occupata da cose che possono essere organizzate.
Non mi interessa avere delle giornate perfette
Partiamo da qui: l’organizzazione non serve a garantire giornate perfette, poiché non esiste persona al mondo che le abbia. Detto questo, è quella cosa che ci aiuta a mettere al riparo ciò che conta quando arrivano le tempeste e ci permette di rientrare prima in carreggiata.
Correva l’anno 2018 e mi stavo organizzando per partecipare alla premiazione dei canali Telegram a Bologna. Sapevo che avrei dovuto parlare del mio canale e spiegare l’intento dei contenuti pubblicati; mi ero già fatta tutto il film in testa per parlare dell’importanza della gestione del tempo e dell’organizzazione.
Segnatevi questi due termini: gestione del tempo e organizzazione…
Peccato che, prima di arrivare a Bologna, mi sia successo di tutto. Ma proprio di tutto.
Avevo molto tempo libero prima di prendere il treno e così, tranquilla e serena, sono uscita con il cane.
Ignara.
In ordine sparso e per non annoiarvi: pioggia, pioggia e sempre più pioggia. Cane, lepre, lepre, cane… Corsa nel fango… Fango nella corsa…
Torno a casa distrutta, meno tranquilla e serena di prima, ma molto in ritardo.
Mi fiondo alla Stazione Centrale e, come solo le persone organizzate sanno fare, sbaglio il treno.
Stessa destinazione, ma invece di prendere il treno veloce, scelgo – evidentemente a causa dell’eccessiva tranquillità di prima – la tratta che prevedeva solo quelle duecentomila fermate. Credo che quel treno si sia fermato in ogni singolo comune, ma anche in ogni singola via presente tra Milano e Bologna.
Arrivo. Mi presento: «Salve, sono quella in ritardo che deve parlare della gestione del tempo…».
Nella mia vita da professional organizer è tutto perfetto?
No, ma non lo vorrei nemmeno! Come farei a ricordare il profumo della pioggia, la bellezza di correre con il cane, la natura che si risveglia con la primavera e lo scorrere lento del treno (vabbè, per questo ultimo punto… lasciamo perdere 😃).
Va bene così.
So perfettamente che alcune cose andranno fuori controllo e questo è un grande senso di liberazione perché non avrò tutto sulle mie spalle. Ma non è una buona scusa per non provarci nemmeno.
Nessuno può fare il lavoro come lo faccio io
Questa cosa è proprio vera: nessuno può fare il lavoro come lo facciamo noi, ma nella maggior parte dei casi la diversità delle modalità di lavoro è una grande fortuna e un arricchimento di nuove idee. Il vero valore di una collaborazione emerge quando smettiamo di cercare il nostro clone e preferiamo la diversità, quando abbandoniamo il micromanagement e miglioriamo la comunicazione delle informazioni rilevanti, affinché le aspettative e il risultato si allineino il più possibile.
L’eccessivo distacco tra aspettative e risultato, così come la pericolosità del fenomeno della delega boomerang, si verificano in presenza di una comunicazione poco chiara. Direi fumosa, come un modo per passare le informazioni con quell’inutile pretesa di lasciare i dettagli tra le righe.
Nel lavoro, leggere tra le righe o cercare di interpretare ciò che non è chiaro è, per dirla in termini “professionali”, una grande rottura di scatole. Fa perdere un sacco di tempo e suona come quelle conversazioni surreali del tipo:
“Che cosa hai?”
“Niente!”
“Dai, spiega.”
“Dovresti saperlo!”
Incoraggiamo, piuttosto, la spiegazione di cose anche banali e senza dare le informazioni per scontate. Tutto ciò che è documentato, messo nero su bianco e condiviso, diventa trasparente e accessibile.
Quando non si ottiene il risultato voluto da una collaborazione, tornate indietro e pensate alla documentazione delle attività che vi riguardano. Sono chiare e complete?
Se avete la sensazione che vi vengano sempre poste le stesse domande, tornate indietro di nuovo: le persone coinvolte hanno accesso alla visione d’insieme del flusso di lavoro? C’è un buon livello di fiducia, sicurezza psicologica e autonomia decisionale, senza dover fare il giro del mondo per sbloccare un progetto o una questione aperta?
Ci metto meno se lo faccio io
In questa affermazione c’è proprio un equivoco di fondo.
È vero che svolgere attività sporadiche e molto brevi richiede meno tempo se le facciamo direttamente, ma ci sono almeno due inganni in questa logica:
- si pensa solo al breve periodo;
- si trascura il costo del nostro tempo.
Per approfondire questi concetti, riprendo il seguente estratto che arriva dal libro Procrastinate on Purpose, di Rory Vaden:
«Nel frenetico mondo moderno, alcuni di noi pensano che la spunta di attività svolte sia un distintivo d’onore. Crediamo che correre da un’attività all’altra e districarsi tra diverse priorità dimostri a tutti che siamo produttivi. Ma nonostante questo culto della frenesia, troppe persone si sentono ancora oberate di lavoro, disorganizzate e in perenne ritardo. Dove stiamo sbagliando? Spesso ci impegniamo in attività banali semplicemente per rassicurarci che abbiamo realizzato qualcosa. Questo spiega la pratica comune, ma inutile di completare un’attività casuale e quindi aggiungerla alla nostra lista di cose da fare semplicemente in modo da poterla contrassegnare come completata!»
L’autore ha esaminato le abitudini di persone molto produttive e ha identificato le caratteristiche principali:
- prendersi le proprie responsabilità in merito a un programma sovraccarico;
- darsi la possibilità di trovare le soluzioni senza essere delle vittime;
- procrastinare in modo consapevole e di proposito;
- delegare.
In merito all’ultimo punto sulla delega, la chiave di volta si trova nel ROTI: Return on Time Invested (ritorno del tempo investito).
Se ritenete che il tempo necessario per spiegare ciò che vi serve sia tempo sprecato, allora delegare non fa per voi.
Per assegnare un’attività, soprattutto all’inizio di una collaborazione, non basta rovesciare i compiti sull’altra persona ed ecco fatto. La delega è un processo condiviso che va ponderato e studiato, non solo quando non si hanno alternative.
«Se ogni giorno dedichi 5 minuti per completare un determinato compito e se a un certo punto decidi di delegare questo compito, serviranno 150 minuti del tuo tempo per il passaggio dell’attività e per spiegare ciò che vuoi ottenere.»
Secondo la regola del 30X di Rory Vaden, per ogni minuto richiesto per portare a termine l’attività, sono necessari 30 minuti di spiegazione. Quindi, se dedichi 5 minuti al giorno per un determinato compito e decidi di delegarlo, ci vorranno 150 minuti del tuo tempo per passare l’attività e spiegare ciò che vuoi ottenere.
Se consideriamo solo alcuni giorni, è normale pensare di impiegare meno per svolgere quanto richiesto, in autonomia e senza perdere tempo nella spiegazione. Ma se consideriamo un periodo più lungo, di alcuni mesi o di un anno, 150 minuti spesi per trasferire l’attività non sono niente rispetto al tempo che si guadagnerà in futuro.
C’è anche il fattore “costo del tempo” e qui dovreste riuscire a rispondere alla domanda: “quanto costano le attività che svolgete?”.
Qui trovate alcuni consigli su come individuare le attività da delegare e riprendo la tabella creata da Perry Marshall, l’autore del libro 80/20 Sales and Marketing. Le attività vengono divise in base al costo orario e aiutano a capire dove se ne va il nostro tempo.
Provate a fare lo stesso: elencate le attività che ruotano attorno al vostro lavoro e dividetele per costo. Identificate, inoltre, le aree che, per forza di cose, dovete svolgere in prima persona e quelle che potreste assegnare ad altre persone.
Da queste analisi, il “ci metto meno se lo faccio io” non è così scontato.
L’organizzazione e la delega con me non funzionano
Non funzionano quando non abbiamo dei limiti, pensando che tutto si possa risolvere con la gestione del tempo.
Ma abbiamo l’assoluta certezza che non si tratti piuttosto di sovraccarico e di accumulo?
L’organizzazione e la delega non fanno miracoli e, se continuiamo ad aggiungere cose da fare, non funzioneranno mai.
Senza limiti in ingresso, la pianificazione, l’organizzazione e la delega non reggono.
Quindi nessun segreto?
In realtà, il segreto dei segreti consiste nel non sottovalutare l’importanza di avere un’agenda ben nutrita (in ricordo del giornalista Gianni Mina, Massimo Troisi e Pino Daniele ❤️).
